Успешные решения для автоматизации охраны труда: опыт Московского Макрорегиона Почты России

Обзоры, интервью, свежие новости и изменения в законодательстве — оперативно в нашем Telegram-канале. О самых важных событиях — в нашей группе ВКонтакте.

О Почте России

Почта России включает в себя 38 тысяч отделений по всей стране и объединяет один из самых больших трудовых коллективов — более 280 тысяч работников. В компании представлено более 300 профессий — это не только почтальоны, но и курьеры, водители, электромонтеры, сварщики и многие другие работники.

Непрерывный документооборот вкупе с нехваткой специалистов по охране труда подтолкнул компанию к активной цифровизации и автоматизации процессов.

Основные шаги на пути автоматизации

После глобальных изменений в 2020 году — коронавирусной инфекции и регуляторной гильотины — мы столкнулись с острой нехваткой персонала. Изменение штатного расписания или увеличение количества персонала в охране труда требовало времени, а работать нужно было «сегодня и сейчас». Тогда для нас стало очевидно, что все рутинные процессы не только можно, но и нужно автоматизировать.

Марина Дорогань

Руководитель отдела охраны труда и экологии макрорегиона Москва АО «Почта России»

Осуществление автоматизации в Московском Макрорегионе Почты России началось с детального анализа и оценки ключевых аспектов, которые позволили определить приоритетные задачи и требования к автоматизации. Основными вопросами, на которые предстояло ответить в первую очередь, были:

1. Какие задачи должна решить автоматизация?
2. Какие человеческие ресурсы для этого потребуются?
3. Какое техническое обеспечение необходимо?
4. Какие финансовые ресурсы компания готова выделить на этот процесс?

Фокус автоматизации был сосредоточен на рутинных задачах, связанных с охраной труда, которые ранее требовали значительных временных затрат специалистов, например:

• первичное ознакомление сотрудников с условиями труда;
• заполнение протоколов проверки знаний;
• учет микротравм и несчастных случаев;
• аудиты по охране труда.

Компания приняла стратегическое решение разрабатывать собственные электронные системы с участием специалистов по охране труда и внутренних IT-специалистов. Такой подход позволил избежать дополнительных финансовых затрат на приобретение и внедрение сторонних программных решений.

Исходя из специфики компании и ее запроса к внедряемой системе, специалистами были оценены программы, существующие на рынке или уже внедренные в Почте России. Анализ показал, что запрос «заказчика» — автоматизацию больших баз данных для сокращения бумажной работы и оптимизации временных затрат — можно выполнить, используя широко известные инструменты: SharePoint, Microsoft Access, Microsoft Excel. Силами специалистов по охране труда на базе этих программ были созданы RPA-роботы.

Технология RPA позволяет анализировать и систематизировать большие объемы информации в текстовых документах и таблицах.

Опыт автоматизации

Ознакомление с условиями труда

Одним из приоритетов цифровой трансформации Макрорегиона Москва Почты России стала автоматизация формирования листов ознакомлениями с условиями труда — именно этот процесс был одним из самых трудоемким для СОТов.

В среднем в день московским управлением Почты России принимается на работу от 30 до 80 человек. Согласно внутренним документам компании, подписать трудовой договор с работником невозможно без предварительного подписания документов по охране труда, как того и требует федеральное законодательство. Обязательным для ознакомления являются карты СОУТ. В базе московского региона Почты России действует таких карт:

• более 18 тысяч — для УФПС г. Москвы;
• более 27 тысяч — для УФПС г. Москвы и УФПС Московской области совокупно.

При этом не всегда одному рабочему месту соответствует одна карта СОУТ, так как работник может перемещаться и быть задействован в разных производственных процессах.

В качестве решения было внедрено программное обеспечение на основе технологии RPA с использованием платформы Microsoft Access. Программное средство автоматически генерирует персонализированный список необходимых документов для ознакомления для каждого вновь принятого сотрудника, учитывая особенности его рабочего места.

Во время трудоустройства специалист по охране труда:

1. Вводит данные работника:

• ФИО,
• дату рождения,
• данные паспорта,
• СНИЛС;

2. Через выпадающие списки выбирает:

• подразделение,
• должность,
• конкретное рабочее место,
• вредные/невредные условия труда.

Сгенерированный автоматический список документов включает в себя результаты специальной оценки условий труда, анализ профессиональных рисков, внутренние документы, включая инструкции по охране труда — всего около 15 файлов. После составления этот набор передается сотруднику для самостоятельного ознакомления.

Данное программное решение стало одним из наиболее сложных проектов в практике московского управления Почты России. На его разработку у специалистов компании ушло более полугода. Самым трудоемким в кейсе является первый шаг — формирование базы данных, прежде всего, учет 27 тысяч карт СОУТ по Москве и Московской области. Однако сформировать единую базу необходимо лишь единожды, в дальнейшем требуется лишь ее частичная актуализация.

Аудиты по охране труда

Автоматизация процесса учета результатов аудитов, сэкономив порядка 30% рабочего времени, позволила перераспределить усилия на повышение качества проведения самих проверок. Специалисты Почты также интегрировали в разработанное программное решение риск-ориентированный подход.

Основой для автоматизации стали универсальные чек-листы на базе Excel.

• Перед проведением проверки специалист по охране труда выбирает направление аудита: например, обучение по ОТ, обеспечение СИЗ, медосмотры или санитарно-бытовые условия труда или направление деятельности подразделение: почтамт, автотранспортное подразделение, сортировочный узел.
• В зависимости от выбранной сферы программа автоматически формирует перечень вопросов для проверки с готовым окном для внесения результатов аудита.
• С помощью выпадающего списка специалист может отметить наличие или отсутствие нарушений, факт устранения нарушения во время аудита или указать, что применение критерия к рабочему месту невозможно.

После заполнения отчета программа, используя внутреннюю методику Почты России, рассчитывает уровень профессиональных рисков — от незначительного до катастрофического, в зависимости от особенности нарушения и объекта. Сроки на устранение выявленных проблем также формируются автоматически. Например, при выявлении крайне высокого уровня риска система предлагает временно приостановить деятельность на конкретном объекте до внедрения мер, снижающих профриски.

Такой подход также позволяет снять с сотрудника по охране труда и руководителей объектов бремя доказывания самой необходимости проведения аудита, применимых вопросов или адекватности установленных сроков для устранения нарушений.

Подобный принцип также применяется в московском регионе Почты России для аудитов по экологии и промышленной безопасности.

Учет несчастных случаев

В Почте России также полностью оцифрован процесс информирования о происшествиях и травмах. Данные о несчастных случаях и микротравмах дополняются в режиме реального времени.

Для автоматизации учета несчастных случаев используется платформа Microsoft SharePoint. Информация о происшествиях автоматически сливается в единую базу данных из разных источников регионов Почты России. Вместо того чтобы заполнять информацию вручную в таблицы Excel или Access, сотрудники могут вводить данные в программу и сохранять их, что автоматически обновляет единую базу данных.

Обучение и протоколы проверки знаний

Для прохождения обучения по охране труда специалистами Макрорегиона Москва Почты России разработана программа, базирующаяся на Microsoft Excel и Access, которая позволяет сотрудникам получать необходимую информацию удаленно через компьютер.

Сотруднику, проходящему обучение, предлагается объемная презентация, которую нельзя быстро пролистать до конца без внимательного изучения каждого слайда. Презентация содержит информацию о работниках и их обязанностях, профессиональных рисках, средствах индивидуальной защиты, медицинских осмотрах и других важных аспектах, написанную простым языком и дополненную иллюстративными материалами.

По окончании презентации реализуется переход к проверке знаний. Вопросы теста сформулированы понятным языком, даже с использованием юмора. Варианты ответов подразумевают смешные, но ёмкие, привлекающие внимание к требованиям безопасности и легко запоминающиеся формулировки, которые помогают сотрудникам лучше усвоить материал. В конце работник проходит тест и выводится результат. В случае недобора баллов система не может выдать протокол проверки знаний и предлагает еще раз ознакомиться с материалами или попробовать заново пройти тестирование. После успешного прохождения проверки в специальном окне работнику сообщается о необходимости подписания протокола проверки знаний и его дальнейшей передачи руководителю подразделения.

Помимо организации обучения, автоматизировано также и отслеживание потребности в нем, сроки его прохождения сотрудниками и формирование итоговой документации по результатам обучения — протокола проверки знаний. Потребность в такой оптимизации особенно остро ощутилась в 2020-2021 годах, когда обновление нормативных актов происходило каждые 3-4 месяца и требовало проведения очередной проверки знаний в связи с принятием новых нормативных актов в России. Роботизированная система может сформировать порядка 30 тысяч протоколов за 10 минут, не допустив ни единой ошибки.

Результат оптимизации

За несколько лет Московскому Макрорегиону Почты России в сфере охраны удалось почти полностью автоматизировать рутинную работу специалистов по охране труда, снизить количество бумажного документооборота, тем самым повысив производительность сотрудников в реальном секторе деятельности и минимизировав риски человеческих ошибок.

Автоматизация процессов привела и к неочевидным, на первый взгляд, положительным изменениям. Например, повысила прозрачность процессов: стало невозможным скрыть или подделать какую-либо информацию.

В результате трансформации также удалось снизить количество конфликтов в коллективе, связанных с проведением аудитов. Автоматически формируя список вопросов для проверки и сроки на устранение нарушений, система снимает со специалиста по охране труда необходимость доказывать целесообразность его действий. Решения в процессе аудита принимаются не субъективно отдельным специалистом, а безоценочно выносятся программой, основываясь на внутренней методике компании.

Исключив ряд трудоемких процессов «ручного» труда, мы смогли высвободить время на качественное проведение обучения, инструктажей, аудитов и прочих процессов. Нивелировать временное отсутствие специалистов по охране труда также удалось благодаря распределению функций между опытными работниками.

Марина Дорогань

Руководитель отдела охраны труда и экологии макрорегиона Москва АО «Почта России»