Как цифровизация данных «открыла глаза» на пробелы по охране труда. Кейс «Рельеф-Центра»

Обзоры, интервью, свежие новости и изменения в законодательстве — оперативно в нашем Telegram-канале. О самых важных событиях — в нашей группе ВКонтакте.

Предпосылки к изменениям

На начальном этапе существования компании сфера охраны труда не имела производственной направленности и не требовала большого опыта. «Рельеф-Центр» был небольшим дистрибьютором канцелярской продукции, и дальше исполнения обязательных требований законодательства работа не шла. Постепенно компания выросла в торгово-производственный холдинг и открыла семь производственных площадок. Тогда необходимость детального подхода к охране труда и увеличения ресурсов стала более явной и очевидной.

Анализ работы службы охраны труда велся регулярно: запросы руководства центрального офиса в филиалы всегда давали один результат — у всех проведены и инструктажи, и обучения. Без цифровых данных понять реальную картину было сложно, проверка потребовала бы огромных временных и трудовых затрат: нужно поднять информацию из протоколов, журналов инструктажей, удостоверений, отправить сотрудника центрального офиса в филиал на другом конце страны, вооружив его штатным расписанием, требованиями к должностям, регламентными документами. Только после всего этого можно сделать вывод, какая же ситуация с охраной труда в конкретном филиале на данный момент.

Компания уже набрала такой темп роста, что нужно было менять подходы и инструменты. Поэтому при очередной попытке сделать вывод об общем состоянии охраны труда пришло убеждение, что необходимо перевести данные всех филиалов в «цифру». Сейчас это решение выглядит очевидным, особенно в связи с внедрением электронного документооборота на законодательном уровне, но в те времена это было не так.

Первым этапом работы по цифровизации стал перевод данных в Excel, но останавливаться на этом было нельзя. Такая система несовершенна, ведь она не учитывает потребности именно охраны труда и не позволяет оперативно отслеживать кадровые изменения. Поэтому совместно со специалистами IT-департамента мы перешли к следующему этапу — разработке собственной системы, учитывающей наши потребности. Так родилась электронная база по охране труда.

Сложности на этапе разработки программы

За основу для создания электронной базы была взята платформа WebTutor (система обучения, развития и подбора персонала, разработанная компанией WebSoft — прим. ред.), знакомая нам по работе учебного портала для сотрудников. В электронную матрицу нужно было подгрузить данные по всей работе службы, но на этом этапе мы столкнулись с первой сложностью: это коммуникация. Специалисты по охране труда — довольно консервативные люди, которые привыкли следовать букве закона, приказам и постановлениям, не всегда видят необходимость в переменах и возможность для них. Возможно, наши сотрудники просто не были привычны к этому.

Вторая сложность — огромное количество вводных и переменных, разных для каждого предприятия. Разработка матрицы велась долго, постоянно видоизменялась, и каждый раз, обсуждая результат, приходилось спотыкаться — здесь есть ещё данные, здесь есть периодичность и т.п.

На тот момент это была достаточно смелая идея и на её счёт было много сомнений. Тем не менее, сложности были преодолены, проект запущен в работу и получил большой положительный отклик.

Электронная база по охране труда: функционал и внешний вид

Электронная база по охране труда представляет собой площадку, где собрана полная информация:

• какие инструктажи должен пройти каждый сотрудник;
• актуальный статус инструктажа;
• вид регламентного обучения и сроки его прохождения;
• сроки проведения СОУТ и дата ознакомления сотрудника;
• состояние и сроки годности технического оснащения каждого подразделения (аптечки и огнетушители).

Список сотрудников регулярно выгружается в электронную базу из 1С. Это помогает оперативно реагировать на появление новых сотрудников или должностей и назначать им необходимые процедуры по охране труда.

Интерфейс программы состоит из трёх основных вкладок: информация об обучениях, проведённых СОУТ и техническом оснащении. Расскажем подробнее о каждой из них.

1. В первой вкладке, посвящённой обучению, представлен пофамильный список сотрудников с указанием всех необходимых инструктажей (вводных и на рабочем месте), сроков их проведения и статуса. Там же содержится информация о проведении регламентного обучения: ежегодного внутреннего и внешнего.

   На странице установлены фильтры с возможностью выбора подразделения, ФИО сотрудника, типа инструктажа или обучения.

   

2. Во второй вкладке отображена информация по СОУТ: пофамильный список сотрудников, наличие гарантий и компенсаций по каждой должности в компании, оценка условий труда и дата проведения последней специальной оценки.

   

3. Третья вкладка помогает контролировать оснащение зданий огнетушителями и аптечками. Здесь собрана информация о местонахождении инвентаря, точном месте его установки, марке, номере, дате изготовления и ввода в эксплуатацию, сроке годности, техническом состоянии и ответственном на месте.

   

Итак, система позволяет грамотно организовать обучения, СОУТ и контроль оснащения помещений аптечками и огнетушителями. Но как оперативно реагировать на появление новых должностей и сотрудников? Как узнать, что действующему сотруднику нужно обновить СОУТ, медосмотры и прочие процедуры по ОТ, не отслеживая это вручную?

Для этого система рассылает уведомления ответственным лицам на электронную почту. Уведомление о новом сотруднике/должности приходит непосредственному руководителю, руководителю подразделения и службы охраны труда. В нём упоминается, что нужно определить необходимость проведения специальной оценки, медосмотра, инструктажей на рабочем месте и выдачи СИЗ.

При приближении истечения срока годности аптечек/огнетушителей или обнаруженной неисправности система вновь рассылает уведомление всем ответственным и руководителям.

Какие проблемы удалось решить?

До работы с электронной базой во всех филиалах компании была полная уверенность в том, что все сотрудники обучены и проинструктированы, а требования законодательства — соблюдены везде. Результаты аудита этих процедур уже в электронной базе оказались удручающими: на тот момент отметки о стажировках не проставлялись, инструктажи на рабочем месте проводились не во всех подразделениях компании, а процент регламентного обучения едва дотягивал до 10%.

Почему это произошло? При детальном рассмотрении оказалось, что несколько человек «проскочили» и не отметились, где-то не были проинструктированы компании, созданные для локальных проектов и т.д. Из-за отсутствия инструмента оперативного обновления данных мы, в свою очередь, не владели объективной информацией и не управляли ситуацией. Новая система была призвана исправить подобные недоработки.

Всего за полгода использования электронной базы удалось повысить процент внешних обучений с 10% до 63%, через год работы уже были отмечены близкие к 100% показатели по ежегодной проверке знаний по всему холдингу и близкие к 90% показатели по СОУТ и ознакомлению с результатами профессиональных рисков, также удалось ввести постоянную практику отметок о стажировках и инструктажах. Ни один новый сотрудник и ни одна новая должность в холдинге уже не могли остаться без нашего внимания. И в большей степени это произошло благодаря цифровизации данных.

Ещё одна проблема, которую удалось решить — бюджетирование. Раньше было проблематично централизованно планировать бюджет и сроки мероприятий по охране труда: регламентного обучения, проведения СОУТ, закупки огнетушителей и аптечек; система же включает в себя актуальную информацию о ценах и при выборе подразделения и планируемого периода автоматически формирует размер необходимого бюджета.

В дальнейшем планируется добавить в базу информацию о видах СИЗ для каждой должности и предоставить сотрудникам возможность выбора средств индивидуальной защиты по карточкам с фотографиями, описанием, ценой, производителем и размерным рядом. По мере работы с системой появляется всё больше новых идей для её развития, но уже сейчас можно сказать, что цифровизация помогла нам «открыть глаза» на многие точки роста в работе. А это значит, что общий тренд на цифровую трансформацию — незаменимая помощь в работе специалиста по охране труда.