Перевод данных в «цифру» — тренд последних лет в охране труда, и государство также активно поддерживает его, внедряя ЭДО на законодательном уровне. В «Рельеф-Центре» вопросом цифровизации задались ещё до того, как решение стало популярным: пришлось разработать собственную электронную базу данных, и неожиданно помимо оптимизации работы удалось решить много существующих проблем. Каких именно — рассказываем в статье.
Cодержание статьи
![](/upload/iblock/1e3/33z9tml8c62s6r3zh76j8857gho8xp4t/avtor-murtazin_min-_1_.png)
Обзоры, интервью, свежие новости и изменения в законодательстве — оперативно в нашем Telegram-канале. О самых важных событиях — в нашей группе ВКонтакте.
Предпосылки к изменениям
«Рельеф-Центр» — российский производственно-торговый холдинг, лидер оптовой дистрибуции товаров для офиса, учебы и творчества (по данным РБК Research). Создатель и владелец брендов Berlingo, OfficeSpace, ArtSpace, «Мульти-Пульти», «ГАММА» и других, а также розничных магазинов «Канцлер» и франчайзингового проекта «КанцПарк». Филиалы компании расположены в семи регионах России.
На начальном этапе существования компании сфера охраны труда не имела производственной направленности и не требовала большого опыта. «Рельеф-Центр» был небольшим дистрибьютором канцелярской продукции, и дальше исполнения обязательных требований законодательства работа не шла. Постепенно компания выросла в торгово-производственный холдинг и открыла семь производственных площадок. Тогда необходимость детального подхода к охране труда и увеличения ресурсов стала более явной и очевидной.
![](/upload/iblock/7e6/m79k4oi2lftvtvu30vxnkz3y43z87xkl/1.jpg)
Анализ работы службы охраны труда велся регулярно: запросы руководства центрального офиса в филиалы всегда давали один результат — у всех проведены и инструктажи, и обучения. Без цифровых данных понять реальную картину было сложно, проверка потребовала бы огромных временных и трудовых затрат: нужно поднять информацию из протоколов, журналов инструктажей, удостоверений, отправить сотрудника центрального офиса в филиал на другом конце страны, вооружив его штатным расписанием, требованиями к должностям, регламентными документами. Только после всего этого можно сделать вывод, какая же ситуация с охраной труда в конкретном филиале на данный момент.
Компания уже набрала такой темп роста, что нужно было менять подходы и инструменты. Поэтому при очередной попытке сделать вывод об общем состоянии охраны труда пришло убеждение, что необходимо перевести данные всех филиалов в «цифру». Сейчас это решение выглядит очевидным, особенно в связи с внедрением электронного документооборота на законодательном уровне, но в те времена это было не так.
Первым этапом работы по цифровизации стал перевод данных в Excel, но останавливаться на этом было нельзя. Такая система несовершенна, ведь она не учитывает потребности именно охраны труда и не позволяет оперативно отслеживать кадровые изменения. Поэтому совместно со специалистами IT-департамента мы перешли к следующему этапу — разработке собственной системы, учитывающей наши потребности. Так родилась электронная база по охране труда.
![](/upload/iblock/75f/2ymlsh1bnd6tks14diymhjsdmxniip3t/2.jpg)
Сложности на этапе разработки программы
За основу для создания электронной базы была взята платформа WebTutor (система обучения, развития и подбора персонала, разработанная компанией WebSoft — прим. ред.), знакомая нам по работе учебного портала для сотрудников. В электронную матрицу нужно было подгрузить данные по всей работе службы, но на этом этапе мы столкнулись с первой сложностью: это коммуникация. Специалисты по охране труда — довольно консервативные люди, которые привыкли следовать букве закона, приказам и постановлениям, не всегда видят необходимость в переменах и возможность для них. Возможно, наши сотрудники просто не были привычны к этому.
Вторая сложность — огромное количество вводных и переменных, разных для каждого предприятия. Разработка матрицы велась долго, постоянно видоизменялась, и каждый раз, обсуждая результат, приходилось спотыкаться — здесь есть ещё данные, здесь есть периодичность и т.п.
На тот момент это была достаточно смелая идея и на её счёт было много сомнений. Тем не менее, сложности были преодолены, проект запущен в работу и получил большой положительный отклик.
Электронная база по охране труда: функционал и внешний вид
Электронная база по охране труда представляет собой площадку, где собрана полная информация:
- какие инструктажи должен пройти каждый сотрудник;
- актуальный статус инструктажа;
- вид регламентного обучения и сроки его прохождения;
- сроки проведения СОУТ и дата ознакомления сотрудника;
- состояние и сроки годности технического оснащения каждого подразделения (аптечки и огнетушители).
Список сотрудников регулярно выгружается в электронную базу из 1С. Это помогает оперативно реагировать на появление новых сотрудников или должностей и назначать им необходимые процедуры по охране труда.
Интерфейс программы состоит из трёх основных вкладок: информация об обучениях, проведённых СОУТ и техническом оснащении. Расскажем подробнее о каждой из них.
- В первой вкладке, посвящённой обучению, представлен пофамильный список сотрудников с указанием всех необходимых инструктажей (вводных и на рабочем месте), сроков их проведения и статуса. Там же содержится информация о проведении регламентного обучения: ежегодного внутреннего и внешнего.
На странице установлены фильтры с возможностью выбора подразделения, ФИО сотрудника, типа инструктажа или обучения.
Интерфейс раздела учёта обучений сотрудников - Во второй вкладке отображена информация по СОУТ: пофамильный список сотрудников, наличие гарантий и компенсаций по каждой должности в компании, оценка условий труда и дата проведения последней специальной оценки.
Интерфейс раздела учёта проведения СОУТ - Третья вкладка помогает контролировать оснащение зданий огнетушителями и аптечками. Здесь собрана информация о местонахождении инвентаря, точном месте его установки, марке, номере, дате изготовления и ввода в эксплуатацию, сроке годности, техническом состоянии и ответственном на месте.
Интерфейс раздела учёта огнетушителей и аптечек
Итак, система позволяет грамотно организовать обучения, СОУТ и контроль оснащения помещений аптечками и огнетушителями. Но как оперативно реагировать на появление новых должностей и сотрудников? Как узнать, что действующему сотруднику нужно обновить СОУТ, медосмотры и прочие процедуры по ОТ, не отслеживая это вручную?
Для этого система рассылает уведомления ответственным лицам на электронную почту. Уведомление о новом сотруднике/должности приходит непосредственному руководителю, руководителю подразделения и службы охраны труда. В нём упоминается, что нужно определить необходимость проведения специальной оценки, медосмотра, инструктажей на рабочем месте и выдачи СИЗ.
![](/upload/iblock/87c/2sl2769fl85g1trim074s8zeln4js9ed/Uvedomlenie-o-priyeme-novogo-sotrudnika.png)
При приближении истечения срока годности аптечек/огнетушителей или обнаруженной неисправности система вновь рассылает уведомление всем ответственным и руководителям.
![](/upload/iblock/e65/5yc7pv5e9dzlwk66ouvjg46qj3jcunbu/Personalnoe-uvedomlenie-po-ognetushitelyam.png)
Какие проблемы удалось решить?
До работы с электронной базой во всех филиалах компании была полная уверенность в том, что все сотрудники обучены и проинструктированы, а требования законодательства — соблюдены везде. Результаты аудита этих процедур уже в электронной базе оказались удручающими: на тот момент отметки о стажировках не проставлялись, инструктажи на рабочем месте проводились не во всех подразделениях компании, а процент регламентного обучения едва дотягивал до 10%.
Почему это произошло? При детальном рассмотрении оказалось, что несколько человек «проскочили» и не отметились, где-то не были проинструктированы компании, созданные для локальных проектов и т.д. Из-за отсутствия инструмента оперативного обновления данных мы, в свою очередь, не владели объективной информацией и не управляли ситуацией. Новая система была призвана исправить подобные недоработки.
Всего за полгода использования электронной базы удалось повысить процент внешних обучений с 10% до 63%, через год работы уже были отмечены близкие к 100% показатели по ежегодной проверке знаний по всему холдингу и близкие к 90% показатели по СОУТ и ознакомлению с результатами профессиональных рисков, также удалось ввести постоянную практику отметок о стажировках и инструктажах. Ни один новый сотрудник и ни одна новая должность в холдинге уже не могли остаться без нашего внимания. И в большей степени это произошло благодаря цифровизации данных.
Ещё одна проблема, которую удалось решить — бюджетирование. Раньше было проблематично централизованно планировать бюджет и сроки мероприятий по охране труда: регламентного обучения, проведения СОУТ, закупки огнетушителей и аптечек; система же включает в себя актуальную информацию о ценах и при выборе подразделения и планируемого периода автоматически формирует размер необходимого бюджета.
В дальнейшем планируется добавить в базу информацию о видах СИЗ для каждой должности и предоставить сотрудникам возможность выбора средств индивидуальной защиты по карточкам с фотографиями, описанием, ценой, производителем и размерным рядом. По мере работы с системой появляется всё больше новых идей для её развития, но уже сейчас можно сказать, что цифровизация помогла нам «открыть глаза» на многие точки роста в работе. А это значит, что общий тренд на цифровую трансформацию — незаменимая помощь в работе специалиста по охране труда.
Напишите, пожалуйста