Цифровая трансформация охраны труда Наше видение перевода всей сферы охраны труда в цифровую плоскость

Обзоры, интервью, свежие новости и изменения в законодательстве — оперативно в нашем Telegram-канале. О самых важных событиях — в нашей группе ВКонтакте.

На федеральном уровне сегодня активно осуществляется переход на цифровые сервисы, включая ведение электронного кадрового документооборота и сведений о трудовой деятельности в электронном виде, использование электронного листка нетрудоспособности, безбумажного страхового номера индивидуального лицевого счета в системе обязательного пенсионного страхования и т.п.

При этом цифровизация не должна стать самоцелью: современные технологии нужны только тогда, когда их использование позволяет добиться более высокого, с точки зрения эффективности, результата. Поэтому крайне важно для государственного управления системой охраны труда создать условия для взаимодействия всех субъектов цифровой трансформации сферы охраны труда: работников, работодателей, государственных органов, профсоюзов и экспертных организаций. Возможность обмена всеми необходимыми документами, работы и анализа с собранными данными позволит создать условия для эффективного выстраивания и руководства системой охраны труда, оперативного мониторинга, аналитики и прогнозирования для принятия качественных управленческих решений, сократить издержки и оптимизировать организационную структуру компаний и госаппарата.

Мы полагаем, что этого возможно добиться за счет создания единой централизованной цифровой платформы – Федеральной государственной информационной системы управления охраной труда (ФГИС УОТ). Единая цифровая платформа, спроектированная в рамках нашего проекта и базирующаяся на серверах государственных органов власти, должна представлять собой совокупность взаимосвязанных цифровых систем, подсистем и сервисов.

Для чего

Ключевой целью цифровой трансформации является создание прозрачной системы взаимодействия всех участников, и, как следствие, – действенный инструмент для реального управления системой охраны труда в стране.

Трансформация внутренних и внешних процессов в охране труда в единую цифровую платформу позволит:

• сократить количество бумажных документов, журналов и перейти к использованию юридически значимых цифровых записей в информационной системе;
• развить межведомственную интеграцию органов государственной власти, основанную на совместном использовании данных из единой системы;
• исключить излишнюю отчетность для работодателя за счет межведомственной интеграции;
• исключить проверки, которые возможно выполнить автоматически в информационной системе;
• оптимизировать организационную структуру компании за счет автоматизации бизнес-процессов;
• создать прозрачную систему взаимодействия для всех участников сферы охраны труда.

Концепция единой цифровой платформы должна быть направлена на повышение качества и эффективности документооборота на основе высокотехнологичных решений, упрощение, облегчение и создание комфортных условий для электронного взаимодействия между государственными органами власти и/или хозяйствующими субъектами, работником и остальными участниками рынка.

Главным результатом цифровизации станет централизация всех процессов каждого из участника сферы охраны труда в едином формате. Во многих компаниях сегодня мы видим понимание необходимости трансформации, смены подхода к бизнес-процессам. Причем это желание не только компаний-работодателей, но и государства, в частности, надзорных органов. Цифровизация приведет к прозрачности всех процессов и, как следствие, — к росту уровня осознанности и ответственности работодателей к вопросам охраны труда, повышению общего уровня культуры безопасности.

Доступ к единой цифровой платформе каждой из сторон предоставляется в рамках их функций и полномочий.

Дмитрий Порочкин

генеральный директор Центра охраны труда, ООО «НСС Консалт», учредитель Safety Union, уполномоченный по правам предпринимателей, член рабочей группы по регуляторной гильотине

Принципы реализации проекта

Единообразие

Форматы электронных документов должны быть основаны на единых принципах и нормативно закреплены. Это позволит снизить затраты на обработку электронных документов у всех субъектов, а также на возможную доработку программного обеспечения при появлении новых форматов документов.

Регулирование

Обеспечение комплексного регулирования всех этапов документов: создания, использования, хранения и уничтожения электронных документов.

Этапность

При внедрении единой цифровой платформы необходимо предусмотреть переходные периоды для комфортной реализации программного обеспечения со стороны всех субъектов взаимоотношений.

Однократность представления

Одним из результатов цифровизации должна стать модель, позволяющая исключить необходимость повторного представления хозяйствующим субъектом документов органам государственной власти и другим участникам рынка.

Важность и необходимость цифровизации трудно переоценить, она буквально проникла во все сферы нашей жизни. Но, как нас учили в институте (я закончил МИФИ), нельзя автоматизировать или, как сейчас говорят, диджитилизировать то, что не выполнялось или не делалось вручную. На тех предприятиях, где уже были внедрены процессы учёта, контроля, обучения процессов обеспечивающих и поддерживающих безопасные условия труда, процесс цифровизации – это следующий, логически необходимый этап построения системы управления охраной труда. Очевидно, что цифровые технологии не только ускоряют, упрощают целый ряд бизнес-процессов, но и позволяют минимизировать так называемый «человеческий фактор». А в случаях, когда приходится работать с огромными массивами данных, без цифровых технологий в принципе не обойтись. «Цифра в охране труда» – это даже не будущее, это необходимость текущего момента.

Владимир Котов

Президент Ассоциации СИЗ

Работник

Ключевой плюс – работник получит возможность удаленно, посредством единого портала и без участия должностных лиц работодателя и государственных органов получать, знакомиться, подписывать и отправлять всю необходимую ему документацию по охране труда

Возможности при работе с системой ФГИС УОТ

• Ознакомление и подписание всей документации по охране труда (обучение, инструктажи, медосмотры, СИЗ) с помощью ЭЦП (с помощью гос.услуг или кода смс)
• Просмотр рейтинга работодателя, а значит, понимание общего состояния охраны труда в своей организации
• Обращение в надзорные органы
• Просмотр сведений о предоставлении гарантий и компенсаций за работу во вредных и (или) опасных условиях труда
• Загрузка данных о повышении квалификации, изменении личных данных (например, ФИО)
• Загрузка результатов медицинских осмотров (в части наличия медицинских противопоказаний к работе)
• Ознакомление с результатами специальной оценки условий труда на своем рабочем месте (тем самым реализуется право работника на получение полной достоверной информации об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте, включая реализацию прав, предоставленных законодательством о специальной оценке условий труда, предоставленное статьей 21 ТК РФ)
• Проверка обеспеченности СИЗ в соответствии с предусмотренными законодательством нормами
• Участие в трехступенчатом контроле, внесение и контроль исполнения результатов

Для соискателей

С помощью ФГИС УОТ соискатели смогут заранее узнать рейтинг работодателя и ознакомиться с условиями труда на рабочих местах

Работодатель

Ключевая особенность – снижение административной нагрузки за счет внедрения цифровых сервисов для взаимодействия с органами госуправления, автоматизация процессов и электронный документооборот

Возможности при работе с ФГИС УОТ

Автоматизация рутинных процессов

Отчетность для Пенсионного фонда РФ, Фонда социального страхования РФ, Роспотребнадзора и других контролирующих органов будет автоматически формироваться и выгружаться в соответствующие ведомства

Электронный документооборот и цифровизация бумажных документов

Регистрировать факт проведения инструктажей и вести журналы в электронном виде

Проводить обучение онлайн и проверку знаний в электронном формате

Автоматически формировать список контингента для прохождения медицинских осмотров, направления в медицинскую организацию и хранение заключений

Формировать и хранить личные карточки учета СИЗ, данные о обеспеченности работников СИЗ

Формировать наряд-допуски

Загружать документацию по специальной оценке условий труда, мероприятиям по улучшению условий труда (с отметкой о выполнении, ответственными и т.д.)

Загружать сведения о несчастных случаях и профзаболеваниях (с привязкой к конкретному сотруднику, материалам расследования НС, профзаболевания, заключениям профпатолога и т.д.), сводного отчета о микротравмах и инцидентах, о мероприятиях, направленных на предотвращение НС

Формировать план мероприятий по охране труда, вести бюджетирование охраны труда. Рассчитывать компенсации для работников и отчисления на охрану труда

Сокращение отчетности

За счет автоматической выгрузки контролирующими органами в рамках своих полномочий всей необходимой информации о деятельности организации пропадет необходимость в излишней отчетности

Рейтинг работодателя

Показатели рейтинга в компактной и емкой форме будут характеризовать общее состояние охраны труда в организации. Он будет формироваться следующим образом: за каждое из обязательных мероприятий в области охраны труда работодатель получает определенный рейтинговый балл. При составлении рейтинга оценивается степень выполнения обязательных процедур и их качество.

На основании данного рейтинга может определяться категория риска для проведения плановых проверок, определяться коэффициент отчислений в ФСС, размер финансирования мероприятий по улучшению условий и охраны труда работодателем (статья 226 ТК РФ).

Также соискатель на вакантную должность, ГИТ при проверке или профсоюзы смогут ориентироваться на рейтинг работодателя.

Формировать рейтинг работодателя смогут:

1. Независимая организация (аудит аутсорсинговой организации).
2. ГИТ
3. Работодатель (самооценка)
4. Профсоюзы

В вашей концепции хорошо прописано, какие плюсы дает цифровизация: снижение трудоемкости в работе специалиста по охране труда, прозрачность и доступ к информации как федеральных органов исполнительной власти, так и работников, и работодателей. Компания ОАО «РЖД сейчас проводит пилотный проект на Уральской и Северо-Кавказской железных дорогах по цифровизации документооборота, в том числе по по электронному ведению журналов инструктажей. Пилотный проект проходит одновременно и в бумажном, и в электронном варианте, потому что наше законодательство пока не позволяет проводить инструктажи и обучение в электронном виде. Первый шаг, который необходим для цифровизации – внесение изменений в законодательство о разрешении применения электронной цифровой подписи.

Николай Сосунов

Начальник технического отдела Департамента охраны труда, промышленной безопасности и экологического контроля ОАО «РЖД»

Инициатива очень хорошая. Создание единой прозрачной базы данных по вопросам безопасности необходимо. Электронный документооборот и цифровизация бумажных документов – то, о чем давно мечтают работодатели. А уж про сокращение бумажной отчетности и говорить нечего. Если данная инициатива будет реализована так, как предлагается – это будет большим шагом в охране труда. Можно будет тратить меньше времени на заполнение бумаг и больше – на общение с людьми и профилактику происшествий. Кроме того, это может стать важным инструментом для повышения качества обучения, и сделать охрану труда действующей, а не декларативно-дисциплинарной, системой улучшения условий труда.

Анна Румянцева

Руководитель службы охраны труда ООО «Леруа Мерлен Восток»

Профсоюз

Ключевой плюс – электронный документооборот и контроль выполнения работодателем всех необходимых мероприятий по улучшению условий труда

Возможности при работе с системой ФГИС УОТ

• Просмотр сводных отчетов работодателя и возможность контролировать организации, в которых созданы первичные профсоюзные организации, с точки зрения соблюдения прав работников на безопасные условия труда
• Просмотр рейтинга работодателя при принятии его первичной профсоюзной организации в члены профсоюза
• Обращаться в надзорные органы

Органы государственного управления

Ключевой плюс – отпадает потребность в плановых проверках ГИТ и появляется прозрачность всех процессов в охране труда

Министерство труда и социальной защиты РФ, Роструд, Пенсионный фонд РФ, ФСС и другие органы госуправления получают возможность

• Автоматически формировать и выгружать отчеты в рамках своих полномочий и функций
• Запрашивать данные из ФГИС УОТ для определения списка компаний, подлежащих плановой проверке
• Автоматический категорировать компании по степени риска
• Выгружать информацию о состоянии охраны труда в компании перед проведением проверки или отработки жалобы
• Проводить предварительный анализ собираемой информации с целью внедрения риск-ориентированного подхода при реализации государственных функций по контролю и надзору
• Создать систему аналитики и прогнозирования, предоставляющую инструменты для получения качественной и непротиворечивой статистической и аналитической отчетности, необходимой для принятия качественных управленческих решений.

Экспертные (аудиторские) организации

Ключевой плюс – исключение оказания некачественных услуг работодателю за счет прозрачности системы (загружаемые данные сразу будут доступны всем участникам, в том числе и контролирующим органам)

Возможности аудиторских, аутсорсинговых, медицинских организаций, учебных центров

Организации, проводящие специальную оценку условий труда, получат доступ к необходимым им документам на различных этапах выполнения работ по СОУТ (официальным и сопроводительным письмам, запрос ИД, заключение эксперта по идентификации и т.д).

Организации, оказывающие услуги по охране труда на основе аутсорсинга, получат доступ ко всей документации по охране труда в организации и, соответственно, возможность загрузки в систему результатов обучения, инструктажей, несчастных случаев и т.д.

В рамках своих полномочий учебные центры загружают в ФГИС УОТ протоколы обучений и, при необходимости, результаты тестирований, а медицинские организации – результаты медосмотров (только заключения о годности работника к выполнению определенного вида работ, без раскрытия персональных данных и врачебной тайны).

Электронный документооборот и автоматизацию всех процессов в охране труда необходимо внедрять как можно скорее. На сегодняшний день специалист по охране труда тратит много времени на ведение бумажных документов, вместо того, чтобы заниматься контролем безопасного выполнения работ сотрудниками. Ведь надо большую часть времени работать с персоналом, а не проводить за рабочим столом за бумагами. Надеюсь, осенью примут долгожданные поправки в Трудовой кодекс РФ и электронный документооборот в охране труда будет официально разрешен.

Никита Суханов

Партнер компании, руководитель учебного центра EcoStandard group и экосистемы сервисов EcoStandard.soft

Возможная схема движения документов

На примере документа, требующего подписание двумя сторонами, рассмотрим предполагаемый процесс работы ФГИС УОТ.

Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда

1. Работодатель автоматически формирует и подписывает документ с помощью ЭЦП.
2. Работник подписывает его с помощью ЭЦП на сайте Госуслуг или с помощью смс-кода.
3. После этого документ автоматически регистрируется во ФГИС УОТ и ему присваивается регистрационный номер документа (РНД).
4. Другие субъекты взаимоотношений (ПФР, ГИТ, профсоюзы и т.д.) получают доступ к данному документу, если подобное предусмотрено их функциями и полномочиями.

Возможные риски

Для реализации подхода к трансформации необходимы организационные изменения у каждого из участников сферы охраны труда. Эти изменения, в свою очередь, должны быть взаимоувязаны и синхронизированы с изменениями в информационных технологиях и реинжиниринге процессов. При реализации этого проекта, по нашему мнению, могут возникнуть следующие вопросы:

Хранение

В рамках реализации данного проекта необходимо сформировать требования по хранению электронных документов:

• создать условия, исключающие возможность модификации электронного документа;
• исключить возможность получения доступа к содержанию документа (шифрование) для документов или их частей, не подлежащих автоматическому раскрытию государственным органам или третьим сторонам;
• обеспечить доступность электронного документа в течение всего срока хранения.

Цифровой барьер

Согласно п. 1 Регламента № 910/2014 «Об электронной идентификации и удостоверительных сервисах для электронных транзакций на внутреннем рынке и об отмене Директивы 1999/93/ЕС», принятом Европейским парламентом и Советом Европейского Союза, укрепление доверия к электронной среде является ключевым для экономического и социального развития. Однако сегодня далеко не все доверяют цифровым сервисам и готовы обучаться работе с ними, что, в свою очередь, может вызвать трудности при внедрении единой платформы.

Персональные данные

Необходимо предусмотреть точное соблюдение Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», либо внести в него соответствующие изменения.

Ожидаемые результаты

Мы ожидаем, что изменение модели регулирования сферы охраны труда и создание единой информационной платформы – ФГИС УОТ – принесет следующие результаты:

Прозрачность

Единая информационная система позволит создать прозрачную систему взаимодействия для всех участников сферы охраны труда.

Автоматизация рутинных процессов

Автоматическое формирование всей документации по охране труда, составление отчетности для контролирующих органов и другие инструменты цифровизации позволят полностью автоматизировать ручные процессы и значительно сократить объём составляемой бумажной документации.

Снижение нагрузки на специалистов по охране труда

Благодаря автоматизации рутинных процессов специалист по охране труда сможет уделять рабочее время не ведению документации, а развитием культуры безопасности, осознанного отношения к вопросам охраны труда у сотрудников, мероприятиям, направленным на снижение травматизма.

Цифровизация отрасли

Президент России Владимир Путин определил цифровую трансформацию в качестве национальной цели развития до 2030 года. Цифровизация охраны труда – не просто «модный тренд», а необходимое условие развития страны.

Устойчивость системы

• Повышение гибкости отрасли за счет создания единой цифровой экосистемы сферы охраны труда, что позволит оперативно перенастраивать систему исходя из текущих потребностей и обеспечить ее устойчивость в кризисные моменты;
• Снижение расходов на содержание госаппарата за счет снижения трудозатрат и оптимизации организационной структуры ведомств;
• Возможность органов госуправления контролировать ситуацию в сфере охраны труда в режиме реального времени и оперативно реагировать на новые вызовы;
• Снижение коррупционной составляющей при принятии решений за счет расширенного применения автоматических алгоритмов принятия решений.

Как сказал Натан Ротшильд, «кто владеет информацией – владеет миром». В современном мире на нас с разных сторон обрушивается вал различной информации, из которой зачастую трудно выбрать нужное и действительно важное. Цифровизация всё больше входит не только в нашу повседневную жизнь, но и в производственные процессы в формате дистанционного обучения, электронного документооборота, индустрии 4.0 с её большими данными. Создание единой федеральной платформы позволит объединить все заинтересованные стороны, участвующие в обеспечении безопасности, здоровья и благополучия работающего населения, и, значит, и стабильный рост экономики страны.

Екатерина Кузнецова

Заместитель директора Центра исследований охраны труда и здоровья ФГБУ «ВНИИ труда» Минтруда России, кандидат социологических наук