Эффективные переговоры: как специалисту по охране труда общаться с руководством

Обзоры, интервью, свежие новости и изменения в законодательстве — оперативно в нашем Telegram-канале. О самых важных событиях — в нашей группе ВКонтакте.

Зачем специалисту по охране труда владеть техникой эффективных переговоров?

У руководителей и СОТов может быть разное отношение к охране труда. На одних производствах оба будут заинтересованы в максимальном выполнении требований, но бывают случаи, когда руководители хотят, например, сэкономить средства, и если штраф за несоблюдение нормы будет ниже, чем ее реализация, то некоторое начальство выберет первое.

Некачественные или поврежденные СИЗ, не пройденные медосмотры, отсутствие обучения — все это причины травм и смертей работников. Поэтому СОТ сталкивается с задачей: ему нужно донести до руководителя необходимость осуществления затрат охрану труда. Не всегда статистика несчастных случаев убедительна для начальства. Тогда на помощь приходят техники эффективных переговоров, которые помогут СОТ продуктивно общаться и с начальством, и с персоналом.

Виды техник

Продажи, сделки в бизнесе, контракты по поставкам — все это достигается благодаря применению техник эффективного ведения переговоров. Специалистам по охране труда тоже нужно заключить своего рода сделку: добиться от руководства определенной суммы на осуществление своей работы. Но не все алгоритмы переговоров будут работать в этом вопросе, например, если применять метод жестких переговоров, где давление и манипуляции преобладают над диалогом и аргументацией, то маловероятно, что начальство пойдет навстречу. Поэтому специально для СОТ отобрали 5 действенных техник.

«Если» вместо «нет»

Это самая распространенная техника в бизнесе и политике. Необходимо заменить слово «нет» (то есть категоричный отказ) на «если» (дополнительные условия). Техника позволит выявить допустимые пределы, на которые согласен пойти оппонент.

Пример: начальник отказывается выделять требуемую сумму на СИЗ, по его мнению, она слишком большая. Попробуйте ответить: «Если я скажу вам, что эти СИЗы прослужат дольше, потому что их качество выше предыдущих, а значит в перспективе вы сэкономите, вы согласитесь на эту закупку?»

Техника регулирования эмоционального состояния

Тактика заключается в повышении и понижении психологического напряжения собственного и оппонента с помощью следующих приемов:

• делайте акцент на том, что у вас и руководителя одна цель: «У нас общая задача — решить эту проблему»;
• подчеркивайте значимость мнения оппонента: «Уважаю вашу точку зрения в этом вопросе»;
• давайте оценку психологического состояния своего и начальника: «Я обескуражен таким решением», — или: «Понимаю, что вы в замешательстве»;
• проявляйте интерес к проблемам собеседника: «Как продвигается проект, который был у вас в планах?».

Позволяйте руководителю полностью высказаться, оперируйте весомыми аргументами, сохраняйте спокойствие и уверенность в разговоре, поддерживайте зрительный контакт. Данная техника сочетается и может применяться с любой другой.

«Игра в одни ворота»

Согласно этой технике, нельзя идти ни на какие уступки, пока то же самое не сделает оппонент. Любая уступка с вашей стороны предполагает ответную от собеседника, причем его предложение должно быть выгоднее.

Когда собеседник идет на уступки, нужно принимать их как должное, продолжая разговор так, будто ничего не изменилось. Задача диалога — достижение исходной цели.

Пример: «Я не могу сократить число СИЗов, которые нужно закупить, потому что старые подлежат обязательной замене». После того, как руководитель пошел на уступки, можно сказать: «Я рад, что вы согласны закупить требуемое количество СИЗ, но не уверен, что мы можем взять более дешевые костюмы другой фирмы, так как она уступает по качеству и сроку эксплуатации. Если мы закупим именно эти, то сэкономим в перспективе».

Из примера видно, что «Игра в одни ворота» хорошо работает вместе с техникой «Если вместо нет».

«Метод принципала»

Принципал — тот, от лица которого ведутся переговоры, например, в бизнесе это может быть лидер компании. Оппонент должен понять, что вы говорите от другого лица, и предлагаемые условия не можете изменить, потому что это не в ваших полномочиях.

В ситуации разговора специалиста по охране труда с руководителем принципалом можно обозначить закон, положения и требования которого неизменны. Как правило, эта техника ставит в тупик оппонента, и чаще всего он соглашается со всеми условиями.

«Внутренний наблюдатель»

Техника схожа с регулированием эмоционального состояния, потому что требует наблюдения за оппонентом с целью определения его стратегии. Ваша задача — не дать переговорам перерасти из конструктивных («WIN-WIN») в деструктивные.

Пример: если руководитель оказывает психологическое давление, а вы продолжаете стремиться к компромиссному решению, то ваша позиция будет расценена как слабость, в этом случае вы не добьетесь цели. Правильным решением будет последующее применение техники «Игра в одни ворота», так вы обозначите, что тоже не готовы уступать позицию лидера в обсуждаемом вопросе.

Как тренировать техники эффективных переговоров

Лучше всего отрабатывать техники в разговорах со знакомыми. Например, для отработки «Если вместо нет» можно выбрать кого-то из близких и попытаться уговорить его сделать то, на что он должен ответить отказом. Необходимо найти такие «если», которые сподвигнут оппонента согласиться на вашу просьбу.

Также необходимо контролировать свое эмоциональное состояние. Если возникло чувство злости или тревоги во время переговоров, нужно восстановить внутреннее дыхание и задать себе три вопроса: что я сейчас чувствую? зачем мне такое состояние? как я хочу себя чувствовать?

Убеждение в цифрах: три приема

Техники эффективных переговоров являются вспомогательным инструментом, но основная мера убеждения в необходимости затрат на ОТ — законы и документы.

Марина Доржиева, эксперт по охране труда, предлагает следующие способы избавления от проблем финансирования ОТ:

• Служебная записка: написать ее на имя директора с информацией о результатах проверки. В ней перечислить все нужные мероприятия, их стоимость, а рядом указать возможные штрафы за нарушения.
• Результаты проверок на аналогичных предприятиях: нужно подкрепить свои аргументы примерами чужих ошибок. Если есть возможность, то у коллег с других предприятий можно попросить копии предписаний от инспекторов. Информация о последствиях проверок у других поможет спрогнозировать итоги проверки на вашем объекте. Также существуют результаты проверок Государственной инспекции труда, которые можно посмотреть на сайте ГИТ.
• Выгода в цифрах: нужно объяснить руководству, как суммы, потраченные на ОТ, могут впоследствии окупиться. Например, если с помощью нового оборудования снизить уровень вредных работ на предприятии, то можно сэкономить на компенсациях.

Как воспитать в себе стрессоустойчивость

Один из важнейших факторов для работы и для успешной коммуникации — стрессоустойчивость — это качество, которое можно выработать.

Эксперт Гарвардской медицинской школы Шэрон Мельник в книге «Стрессоустойчивость» раскрывает способы того, как избежать стресса на работе.

1. Не пытаться все контролировать.

Как правило, проблема состоит из 50% подвластных и 50% неподвластных факторов. Зацикливаясь на последних, человек автоматически настраивает себя на стресс.

2. Воспринимать проблемы как временное явление.

Любая проблема рано или поздно разрешится, об этом всегда нужно помнить.

3. Отстраняться.

В условиях, когда нет улучшений ситуации или, если для достижения мизерного результата приходится прикладывать большие усилия — нужно взять для себя паузу, отстраниться от происходящего на время.

4. Расставлять приоритеты.

Нужно уметь выбирать конкретную, наиболее важную цель в данный момент времени и направлять все мысли и действия в сторону ее достижения. Ощущение стресса и перегруженности связано с отсутствием ясности в распределении приоритетов.

5. Делегировать.

Нельзя брать все функции на себя, особенно если для выполнения некоторой части есть уполномоченные коллеги и подчиненные.

6. Правильно говорить «нет».

Прямолинейность нужна в работе. Если на вас возлагают задачи, которые вы не можете выполнить целиком или в установленный срок, аргументированно отвечайте, почему это невозможно. Пытайтесь найти компромисс, но не соглашайтесь на невыполнимые условия.

7. Беречь сон.

Постоянные недосып и прерывистый сон вносит огромный вклад в возникновение стресса. Выделяйте на сон не менее 8 часов, а за 30 минут до не пользуйтесь электронными устройствами.