Аудиты Well-being: от формального благополучия к реальному

Обзоры, интервью, свежие новости и изменения в законодательстве — оперативно в нашем Telegram-канале. О самых важных событиях — в нашей группе ВКонтакте.

Как связаны Well-being и охрана труда

Инструменты концепции Well-being повышают уровень удовлетворенности сотрудника, позволяя ему чувствовать себя хорошо и раскрывать свой потенциал на благо себя и своей организации. Как это соотносится с охраной труда?

В основном безопасность труда ассоциируется с производственным травматизмом, профессиональными заболеваниями и прочими аспектами, связанными с физическим здоровьем человека. Но в последнее время становится всё очевиднее, что физическое и ментальное здоровье идут рука об руку, ведь многие решения, способные приводить к травмам, человек принимает исходя из своего эмоционального состояния. Эту тесную взаимосвязь признает даже ВОЗ. В концепции Well-being по сути присутствует расширенный подход к охране труда, и акцент на профилактику и создание не просто не вредных, а благоприятных условий.

Основные аспекты в концепции Well-being — это здоровье, физическая активность, питание, ментальное здоровье, рабочая среда и сообщество. Дополнительные аспекты Well-being, которые включаются опционально — благотворительность, экология и финансовая грамотность сотрудников.

Ответственные работодатели, чтобы повысить благополучие имеющихся сотрудников и кадровую привлекательность для будущих, начинают интересоваться этими аспектами и постепенно внедрять их у себя. Тем не менее, перед тем, как что-то внедрить, нужно выяснить, что уже есть в компании и что подойдет именно её сотрудникам. Так появилась идея создания Well-being аудита.

Три стандарта благополучия

Для аудиторской оценки уровня благополучия было решено использовать три международных стандарта, в которых делается акцент на психическое состояние и ментальное здоровье человека в зависимости от внешних факторов.

1. ISO 45003
   

   Это международный стандарт, посвящённый психическому здоровью на рабочем месте. Документ содержит общие рекомендации по управлению рисками для психологического здоровья и безопасности.

   С помощью него оцениваются такие факторы, как:

   • руководство и организационная культура;
   • обстоятельства и требования на рабочем месте;
   • неэффективное общение, чрезмерное давление;
   • основные факторы риска, связанные с работой, опасности;
   • роли, ожидания, требования к работе, гарантия занятости;
   • развитие и признание;
   • нагрузка, график, темп;
   • и другое.
2. WELL V2
   

   Международный стандарт, запущенный в США в 2014 году и администрируемый International WELL Building Institute (IWBI). Это система сертификации зданий, ориентированная на здоровье и благополучие людей, находящихся в них. Здания, сертифицированные по этому стандарту, обладают высоким качеством рабочей среды и низкими расходами на энергопотребление.

   Стандарт описывает аспекты благополучия в 10 категориях, которые нужно учитывать при проектировании и строительстве зданий.

   

3. Fitwel
   

   Стандарт был создан для проектирования, строительства и управления «здоровым» объектом. От других стандартов отличается тем, что делает большой акцент на практиках эксплуатации, например, на питании в офисе как одном из аспектов благополучия.

   Всего включает 12 категорий:

   • Расположение;
   • Доступность здания;
   • Уличные открытые пространства;
   • Входы в здание и первый этаж;
   • Лестницы;
   • Внутренняя среда;
   • Рабочие места;
   • Общественные зоны;
   • Водоснабжение;
   • Зоны общественного питания;
   • Торговые автоматы с едой и снэкбары;
   • Чрезвычайные ситуации.

Алгоритм и содержание аудита

На этапе разработки программы аудита была утверждена его схема, методика и составлены универсальные чек-листы. Со временем структура запрашиваемой информации менялась и был сделан вывод о важности охвата сотрудников разных должностей и опыта работы.

В начале проведения аудита универсальные чек-листы адаптируются под специфику деятельности заказчика. Далее аудиторы приступают к сбору информации о компании из разных источников, и этот этап состоит из трех блоков:

1. Посещение объекта (офис, склад).
2. Анкетирование (онлайн-опрос) сотрудников.
3. Индивидуальные интервью с отдельными сотрудниками.

После опросной части аудиторы анализируют полученную информацию, готовят отчеты и ставят итоговые оценки. Специалисты разработали специальную схему оценки всех полученных результатов из анкет. Все полученные данные конвертируются в числовые показатели, которые попадают в зеленую, серую или красную зону. Такой подход помогает увидеть общую картину по результатам аудита, выделить приоритетные или проблемные зоны. Результаты презентуют заказчику, дают свои рекомендации и оказывают поддержку при дальнейшем внедрении программы благополучия.

Учитывая имеющийся опыт аудиторов и положения трёх стандартов, о которых мы говорили в предыдущем разделе, выделяются следующие ключевые блоки аудита Well-being:

Аспекты организации работы

Оцениваются роли и ожидания сотрудников, предъявляемые требования к их работе, контроль работы и автономия, возможность работать удаленно, рабочая нагрузка и темп работы, вовлеченность и приверженность организации и многое другое.

Социальные факторы на работе

В эту категорию попадают межличностные отношения сотрудников, отношения с руководством, насколько в компании развита культура организации и поддержка, какие существуют возможности карьерного роста, как соблюдается баланс между личной жизнью и работой и т.д.

Физическая рабочая среда, оборудование и опасные задачи

В рамках этого блока оценивается доступность, пригодность, надежность оборудования, условия на рабочем месте, звук, вентиляция, тепловой и визуальный комфорт, возможности для отдыха, транспортная доступность и прочие факторы физического благополучия человека на рабочем месте.

Физическое и ментальное здоровье

Внимание заостряется на личном здоровье сотрудников и политики компании в области здоровья.

Как сделать аудит объективным

Выделим несколько признаков объективного аудита, который позволит избежать формализма при работе с его результатами.

Для аудита внутреннего благополучия компании лучше привлекать ресурсы извне. Беспристрастный и «свежий» взгляд со стороны позволит выявить слабые и сильные места в подходе и проектах компании.

Нужно позаботиться о том, чтобы индивидуальные результаты аудита были закрыты для руководителей и работодателя. Сотрудники честно расскажут аудитору о том, что их беспокоит, если будут уверены в конфиденциальности разговора.

Аудит нужно преподносить не как надзорную проверку или возможность пожаловаться на работодателя, а как инструмент для улучшения ситуации и содействия в развитии компании.

Рассматривать аспекты благополучия нужно с трех сторон: со стороны линейного персонала, менеджмента и с точки зрения аудиторской оценки помещения, ресурсов и документации. Необходимо проверять, как имеющиеся документы и процедуры используются на практике различными категориями сотрудников.

Наконец, важно учитывать мнение групп сотрудников: внутри отдела, одного помещения, в рамках одних и тех же функциональных обязанностей и т.п. Так выявляются общие тренды к изменениям.

Инструменты Well-being, которые не сработали

Приведем яркие ситуации из реального опыта проведения аудитов, в которых инструменты благополучия не сработали либо сработали не так, как этого ожидалось, а также сделаем вывод по каждой из них.

Компания: разрабатывает обширные ресурсы для обучения, есть собственная платформа с обучающими видео, гайды по здоровому образу жизни.

Сотрудники: проходят в основном обязательные обучения, так как им неудобно искать материалы и сложно вернуться к тому месту, на котором остановились. Сотрудники не знают о гайдах по здоровому образу жизни, так как их расположение не очевидно.

Подобные инициативы — довольно частая история для охраны труда, но, как видим, у неё есть «подводные камни». Позиция компании и её идеи могут быть полезными и современными, но со стороны сотрудников они могут не встретить ожидаемый интерес либо сработать не так, как предполагал работодатель. Для отслеживания эффективности мер необходимо регулярно собирать обратную связь и вовремя вносить коррективы.

Компания: руководители открыты к обращениям подчинённых, существует порядок сбора предложений/жалоб/внештатных ситуаций.

Сотрудники: зачастую не получают обратной связи по одним и тем же вопросам. Руководители не возвращаются после первого обращения, иногда сотрудники обращаются не туда (не зная того).

Наблюдается дефицит обратной связи. При внедрении подобных инициатив важно грамотно рассчитать ресурсы тех, кто будет реагировать на обращения, и донести до них важность процедуры, чтобы её существование не было формальным.

Компания: имеет чёткие регламенты по планированию рабочего графика и декларирует низкий процент переработок.

Сотрудники: в подразделениях с малой численностью персонала менеджеру часто приходится выполнять часть работы подчинённых самому, заменять коллег из-за форс-мажоров. Такие сотрудники попадают в ситуацию выгорания и перегрузки, чего не наблюдается в более крупных подразделениях.

При подсчете результатов внедренных мер важно обращать внимание не только на общую статистику по компании, но делать детальные разборы. Полезно в середине пути проводить анализ и адаптировать те или иные программы под специфику конкретных отделов компании, так как формула успеха зачастую не универсальна.

Компания: обучает менеджеров работе с посетителями в конфликтных ситуациях, даёт подробные материалы.

Сотрудники: умеют вести диалог и выходить из конфликтных ситуаций, но не знают, как справиться со своими эмоциями после этого.

При внедрении того или иного инструмента лучше смотреть на несколько шагов вперёд и оценивать последствия; в данном примере было рекомендовано дополнить ресурсы по разрешению конфликтов материалами по самопомощи и управлению эмоциями.

Компания: предоставляет возможность купить абонемент в фитнес-клуб высокого класса по льготной цене.

Сотрудники: хотят время от времени участвовать в спортивных мероприятиях с коллегами.

Необходимо учитывать целевую аудиторию предлагаемых нововведений: например, много ли ваших сотрудников могут позволить себе регулярные посещения фитнес-клуба с точки зрения времени, стоимости и местоположения? К тому же, подобные инициативы могут работать в комплексе: не только забота о физическом здоровье сотрудников, но и тимбилдинг, и упускать такую возможность нерационально.

Универсальные рекомендации по повышению благополучия

Опыт проведения аудитов в компаниях с разными отраслями деятельности позволил выделить несколько ключевых рекомендаций и приоритетных направлений развития, универсальных для любой компании.

1. Вовлекать в концепцию Well-being всех сотрудников, а не только руководство. Полезно выделять амбассадоров — заинтересованных людей, которые смогут вовлечь коллег.
2. Предоставлять открытые и четкие каналы не только для сбора жалоб, но и для инициатив и идей.
3. Отслеживать удачные идеи и стараться масштабировать на все филиалы/подразделения компании.
4. Улучшать физическую рабочую среду: оборудовать комнаты для отдыха и приёма пищи, обеспечить тепловой комфорт и продумать эргономику помещений и расположения мебели.
5. Следить за сохранением баланса между работой и личной жизнью (преимущественно у менеджеров).
6. Увеличить количество положительной обратной связи по проделанной работе.
7. Условиться на регулярную конструктивную обратную связь, которая может включать критику, основанную на фактах.
8. Транслировать ценность физического и ментального здоровья сотрудников и систематизировать те ресурсы, которые уже есть в данном направлении.

Таким образом, аудит Well-being позволяет выявить возможности и аспекты для потенциального развития концепции в рамках компании. Главное преимущество такого аудита в том, что он позволяет отбросить формализм и не ограничиваться законодательными требованиями, поэтому проводится не «для галочки», а с целью качественных изменений.