Электронный документооборот в сфере охраны труда: обзор программ

Обзоры, интервью, свежие новости и изменения в законодательстве — оперативно в нашем Telegram-канале. О самых важных событиях — в нашей группе ВКонтакте.

Узкопрофильные программы

1С:Производственная безопасность. Охрана труда

«Производственная безопасность. Охрана труда» — это конфигурация 1С:Предприятие версии 8.3. Программа позволяет:

1. Вести базу данных о мероприятиях по ОТ в электронном виде (СОУТ, обучение и проверка знаний, охрана здоровья, учёт СИЗ и т.д.).
2. Планировать и контролировать мероприятия (по устранению нарушений, результатам расследования НС и т.д.).
3. Автоматически формировать отчёты по проведённым мероприятиям.
4. Вести личные карточки сотрудников.
5. Подписывать документы с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Организация СОУТ

Электронный документооборот по результатам проведения СОУТ можно организовать двумя способами.

Загрузка внешнего файла формата *.xml или *.sout в систему. При его чтении отображается общее количество рабочих мест в организации и количество мест, где была проведена СОУТ.

Заполнение данных о СОУТ внутри самой программы. Пользователь может ввести список идентифицированных вредных факторов, перечень оборудования, данные о материалах и сырье, применяемых на рабочем месте.

Также программа позволяет сформировать график проведения СОУТ, перечень РМ, подлежащих специальной оценке, и спланировать мероприятия по улучшению условий труда.

На основе введённых данных система автоматически формирует отчёт 1-Т (условия труда).

Учёт СИЗ

Также программа позволяет организовать учёт и контроль обеспеченности средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами. Пользователь располагает следующей информацией о СИЗ:

• их свойства;
• нормы выдачи на предприятии;
• количество находящихся в эксплуатации;
• наличие на складах;
• планирование их обеспечения;
• цены от поставщиков.

Также при выдаче система уточняет, с какого склада производится выдача и кто является материально ответственным лицом.

Использование электронной цифровой подписи

Использовать ЭЦП можно для любых видов документов и сохраненных файлов, которые загружены в систему или созданы внутри неё. Для этого необходимо зарегистрировать в системе уже существующую ЭЦП, выданную сторонним удостоверяющим центром, и подписывать ею документы.

EcoStandard soft (ex-Dva14)

Это онлайн-помощник специалиста по охране труда от компании «ОхраПро» (входит в ГК EcoStandard group). Программа участвовала в федеральном эксперименте Министерства труда по использованию в кадровых документах электронной подписи.

EcoStandard soft включает в себя 4 компонента, позволяющих обеспечить полноценный электронный документооборот в организации:

1. Сама система ЭДО (программное обеспечение), в которой хранятся документы и назначаются ответственные.
2. Блок генерации документов (программа автоматически формирует необходимые документы по ОТ для каждого сотрудника).
3. Электронная цифровая подпись (ЭЦП). Можно выпускать неквалифицированные подписи (НЭП) внутри системы или использовать квалицицированные подписи (КЭП).
4. Личный кабинет сотрудника (место, в котором сотрудник видит и подписывает документы с помощью ЭЦП).

Учёт выдачи СИЗ

Для учёта выдачи СИЗ система предоставляет карточки СИЗ, в которых содержится информация о нормативном обосновании выдачи средств защиты (какие типовые отраслевые нормы регламентируют выдачу), а также личные карточки сотрудников, где указывается, сколько СИЗ по норме и по факту за определённый период получает тот или иной сотрудник.

Также в разделе доступна информация о сертификатах СИЗ и СиОС.

Организация дистанционного обучения сотрудников

В отличие от аналогов, EcoStandard soft предлагает организовать обучение сотрудников дистанционно. Соответственно, в систему ЭДО не только подгружаются данные о группах сотрудниках и сроках обучения, но и сами обучающие программы.

Для начала специалист по охране труда формирует группу обучающихся и назначает им необходимые курсы.

У каждого участника группы в личном кабинете отображаются назначенные курсы и прогресс их прохождения.

Специалист по охране труда имеет возможность отслеживать прогресс прохождения назначенных курсов. Для этого он открывает доступную ему информацию о каждом сотруднике, где отображается статистика обучения: сколько курсов прошёл сотрудник, сколько уроков он посмотрел в каждом курсе, сколько итоговых тестов прошёл и т.д.

Более того — специалист по охране труда может оценить эффективность прохождения курса, открыв детализацию обучения каждого студента. Если студент попытался пройти итоговый тест за 1 минуту, скорее всего, он не уделил должного внимания обучению — информация об этом будет видна в специальном разделе.

Выпуск и использование электронной цифровой подписи

Как было сказано ранее, выпустить ЭЦП для сотрудника можно прямо внутри программы, не задействуя внешние источники. Для этого сотрудник в своём личном кабинете оставляет заявку на генерацию ЭЦП, для которой в систему загружаются необходимые документы: паспорт, фото сотрудника с паспортом и отсканированная написанная от руки заявка на ЭЦП.

Эта заявка поступает администратору или HR-специалисту, который принимает решение о предоставлении ЭЦП. Если подпись была предоставлена, впоследствие можно отслеживать статус её действия: она может быть отозвана, приостановлена или просрочена.

Теперь сотруднику доступна функция подписи документов с помощью ЭЦП.

Для знакомства с программой доступна бесплатная демо-версия.

КОТ

Электронное рабочее место специалиста по охране труда, разработанное компанией «СМС-Информационные технологии».

Система позволяет перевести в электронный вид работу по нескольким направлениям: обучение, медосмотры, СОУТ и ПРК, происшествия, аудиты, учёт СИЗ, планирование мероприятий в календаре и отчётная документация. Некоторые документы уже содержатся в системе: например, приказ о проведении медосмотра, допуск к самостоятельной работе, график проведения СОУТ и многое другое. Также по каждому направлению автоматически ведётся статистика.

Организация обучения

КОТ помогает планировать обучение и инструктаж, напоминает о сроках действия удостоверений и фиксирует результаты обучения в карте сотрудника. На каждого обучающегося формируется список мероприятий, а также можно сформировать группы сотрудников и издавать документы на всю группу.

Организация медосмотров

С помощью модуля «Медосмотры» можно получать информацию о пройденных и предстоящих медосмотрах сотрудника, планировать и формировать группы для прохождения МО, информировать ответственных лиц и вести учёт COVID-19.

Учёт СИЗ

Модуль «ССС» позволяет организовать учёт средств индивидуальной защиты: в одном месте хранится информация о всех закупаемых СИЗ, сроки их использования, планируется замена и выдача средств защиты и бюджет на их закупку.

Универсальные программы

Применение универсальных систем для организации ЭДО в охране труда возможно в следующих случаях:

• организация собирается перевести все процессы всех отделов в ЭДО, не выделяя охрану труда в отдельный блок;
• у организации уже есть такая система, и теперь туда будет интегрирована охрана труда.

У всех универсальных систем меньше возможностей для специалиста по охране труда по сравнению с узкопрофильными программами, и организовать работу в них получится менее эффективно. Тем не менее, они более распространены и могут быть дешевле в использовании, так как охватывают большее количество отделов.

СБИС

Программа от компании «Тензор», позволяющая объединить в экосистему все процессы, происходящие в компании.

Электронный документооборот с внешними контрагентами — наиболее часто используемая опция. Эта функция позволяет заключать договора с компаниями, которые также пользуются программой, и подписывать их с помощью ЭЦП.

В рамках внутреннего документооборота СБИС позволяет:

1. Выпустить ЭЦП через удостоверяющий центр «Тензор» и согласовывать с её помощью документы.
2. Вести учёт и обмениваться распорядительными документами, письмами, заявками и т.д.
3. Формировать шаблоны документации (например, журналы и приказы по охране труда).
4. Привязывать документацию к разным участкам бизнес-процесса.
5. Контролировать качество выполнения задач работниками, вести учёт и контроль рабочего времени.

СБИС может интегрироваться в 1С, SAP и Docvision, а также в корпоративные веб-порталы.

Несмотря на отсутствие встроенных блоков по обучениям, медосмотрам и СОУТ, система легко видоизменяется с помощью покупки дополнительных надстроек, а также является одной из самых популярных на рынке, что может значительно упростить задачу её освоения.

Контур. Диадок

Универсальный инструмент для организации электронного документооборота в бизнес-процессах от компании «СКБ Контур».

С помощью программы можно:

1. Получить ЭЦП (через удостоверяющий центр «СКБ Контур») и использовать её для подписания документов.
2. Обмениваться документами с контрагентами, у которых установлена программа.
3. Согласовывать, подписывать и хранить документы внутри компании.
4. Представлять документы в контролирующие органы.

Программу можно интегрировать в 1С, SAP, Oracle, MS Dynamics.

HR Link

Программа для организации электронного кадрового документооборота от компании «БФТ».

HR Link позволяет:

1. Создавать ЭЦП для сотрудников (через аккредитованные удостоверяющие центры-партнёры программы) и согласовывать документы с её помощью.
2. Хранить внутренние документы компании.
3. Подписывать кадровые документы, используя портал «Работа в России» и авторизацией через Госуслуги.
4. Вовлечь сотрудников в корпоративную цифровую среду компании, интегрируя инструмент с другими корпоративными сервисами.

Программу можно интегрировать в 1С:ЗУП, а к другим популярным системам (SAP, 1C, Босс-Кадровик, Битрикс) она подключается через API (специальный интерфейс программы или приложения, с помощью которого одна программа/приложение может взаимодействовать с другой).

Сравнительная таблица