Как выполнять задачи в срок: ТОП-5 советов для специалистов по охране труда

Обзоры, интервью, свежие новости и изменения в законодательстве — оперативно в нашем Telegram-канале. О самых важных событиях — в нашей группе ВКонтакте.

Визуализируйте и планируйте задачи

Ставьте цели, прописывайте задачи. В телефоне, на бумаге, хоть в таблице excel — цель должна быть перед глазами. Задача не прописана равно «задачи не существует». Важно конкретно указывать что и к какому времени нужно сделать.

Дробите масштабные задачи на подзадачи, это в разы облегчит работу. Глобальные дела нас пугают, поэтому мы оттягиваем их выполнение до критического момента. И, конечно, ставьте реальные сроки на выполнение задачи и старайтесь их придерживаться.

Обсуждайте задачи дня с руководством и подчиненными

В идеале – ежедневная «летучка» или хотя бы обсуждение в рабочем чате. Пропишите список дел, оцените их выполнимость и учтите компетенцию сотрудников, которым вы поручаете какую-либо задачу (или берете их в партнерство). Если вы слишком серьезно завысите уровень задач, то сотрудник быстро потеряет к ним интерес и не будет выполнять даже под угрозой штрафов.

Не забывайте назначать ответственного за задачу. Даже если ее решают несколько человек, отвечать за результат должен кто-то один. Так вы упраздните лазейку для тех, кто любит перекладывать свои обязанности на других.

Практикуйте тайм-менеджмент

В основе принципов тайм-менеджмента лежит четкое распределение дел по категориям. Одна из рабочих схем — матрица Эйзенхауэра, которая подразумевает 4 типа задач:

• А: Важные и срочные
• В: Важные, но НЕ срочные
• С: Срочные, но НЕ важные
• D: Не важные и НЕ срочные

Присвойте каждому делу свой статус и действуйте по инструкции.

А: В эту категорию относятся задачи, которые нужно сделать «здесь и сейчас». Они будут тормозить вас и сказываться на продуктивности до тех пор, пока вы не расправитесь с ними. Оптимально — не нагружать эту категорию большим количеством задач, чтобы каждую из вас вы смогли решить оперативно.

В: Эти задачи отразятся на личном успехе в перспективе. Пример: вы поставили цель пройти курс повышения квалификации, чтобы выйти на новый уровень заработка. Теперь каждый день вы должны уделять обучению по 1-2 часа, в течение месяца. В противном случае эта задача перейдет в категорию А.

C: Задачи-помехи, которые можно спутать с делами из главного А-списка. Часть дел из этой категории — смело делегируйте! Пример: дома сломался дверной замок. Если ваш рабочий час стоит дороже, чем мастера по ремонту замков, оптимальнее будет сразу вызвать его, а не тратить на это свое время.

D: Сюда относятся развлечения и отдых. Не стоит отказываться от них просто грамотно включайте эти приятные дела в свой график.

Пользуйтесь приложениями для выполнения задач

В современном мире есть множество помощников для упорядочивания вашего рабочего дня. Вот несколько хорошо себя зарекомендовавших.

• ToDo. Приложение для синхронизации рабочих и личных задач. Здесь можно сортировать задачи, устанавливать для каждой приоритет, вычеркивать неактуальные. Удобная функция —возможность добавить свое местоположение на карте. Если вам внезапно понадобилось отправиться в другой район города на встречу, телефон подскажет, как сделать это быстрее.
• Things. Записывать задачи в этот планер можно голосом, поскольку приложение интегрируется с Siri. Это особенно удобно для занятых людей, у которых нет даже лишних секунд посмотреть в телефон.
• Planner Plus. Идеальный помощник для тех, у кого есть подчиненные. Управлять списком дел может любой участник, у которого есть доступ. Таким образом, вы можете подключить всю свою команду к выполнению задач или назначить на каждое задание ответственного.
• 2Do. В этом приложении пользователь может настроить интерфейс под себя, сортировать список дел, отмечать выполненные задания, отправлять список по почте, прикреплять к задачам фотографию, видео- или аудиосообщение. Для защиты информации можно установить пароль.
• Sooner. Приложение с минимальным количеством настроек и максимальной пользой. Вы можете распределять задачи по времени на виртуальном циферблате, менять их местами, отмечать разными цветами, устанавливать степень важности конкретной задачи.

Мотивируйте себя и сотрудников на выполнение задач

Здесь важно следовать трем простым правилам:

• Объяснять себе и работникам, зачем нужен результат этой задачи.
• Рассказывать команде или ответственному, зачем вы требуете конкретных действий.
• Хвалить, благодарить, поощрять за проделанную работу и отличный результат себя и сотрудников.

Обратная связь — крайне важна для анализа действий и работы над ошибками. С ней аналогичные задачи будут решаться в последствии быстрее. Обязательно проговаривайте слабые и сильные стороны решения конкретного дела. И, конечно, не забывайте награждать себя презентами за активность и добросовестное отношение к работе.