Удаленка под контролем: охрана труда для дистанционных сотрудников

Обзоры, интервью, свежие новости и изменения в законодательстве — оперативно в нашем Telegram-канале. О самых важных событиях — в нашей группе ВКонтакте.

Опыт более чем десятилетней работы в IT-среде, где большинство сотрудников проводят рабочий день за компьютером, показывает: при переходе на дистанционный формат нагрузка на специалистов по охране труда (далее — СОТов) не снижается. Пандемия лишь усилила эту тенденцию: значительная часть работников уже несколько лет трудится удаленно и появляется в офисе лишь для решения отдельных технических или кадровых вопросов. При таком формате занятости не уменьшаются, напротив, появляются новые риски, расширяются зоны ответственности и возрастает документарная нагрузка.

Нормативные основы дистанционного труда

Прежде чем говорить о практике, нужно расставить юридические границы. Вся ответственность начинается с одной фразы в договоре.

Важно: в трудовом договоре должен быть указан именно дистанционный формат работы.

Если прописаны «гибридный график», «разъездной характер» или «возможность удаленной работы» — требования как к дистанционному применять сотруднику уже нельзя. На таких работников распространяются другие нормы, и это главная ловушка для работодателя и СОТа. Также в коллективном договоре или иных локальных нормативных актах (ЛНА) организации могут быть приняты свои отдельные мероприятия по охране труда, обязательные для всех работников. Организация должна распространять их и на дистанционных сотрудников.

Вводные инструктажи: как проводить, чтобы вас услышали?

Рассмотрим основные мероприятия, которые необходимо проводить для дистанционных сотрудников при приеме на работу и дальнейшем сопровождении трудовой деятельности.

Инструктаж по охране труда

Основная трудность в том, что дистанционный работник не может приехать в город, где находится работодатель. Трудовой договор, все необходимые документы, а также оборудование направляются ему почтой или курьером. Поэтому документы по вводному инструктажу также следует вкладывать в общий пакет.

В первый рабочий день необходимо созвониться с новым сотрудником и устно проговорить основные положения программы инструктажа. Желательно организовать инструктаж через видео-конференц-связь. Можно сделать аудио или видеозапись, чтобы зафиксировать факт проведения инструктажа.

Инструктаж по гражданской обороне и действиям в чрезвычайных ситуациях

Постановление Правительства РФ от 02.11.2000 № 841 «Об утверждении Положения о подготовке населения в области гражданской обороны» обязывает проводить вводный инструктаж по гражданской обороне (далее — ГО) всем принимаемым работникам в течение месяца после трудоустройства.

Постановление Правительства РФ от 18.09.2020 № 1485 «Об утверждении Положения о подготовке граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства в области защиты от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера» устанавливает периодичность инструктажа по действиям в чрезвычайных ситуациях (далее — ЧС):

• не реже одного раза в год;
• при приеме на работу — в течение первого месяца.

Законодатель не запрещает объединять вводные инструктажи по ГО и ЧС, поскольку темы действительно близкие.

Пожарная безопасностьх

Этот вид инструктажа требуется и дистанционным работникам. Даже работая дома, сотрудник сталкивается с рисками возникновения пожара — особенно если его работа связана с использованием персонального компьютера (далее — ПК).

Электробезопасность: присвоение I группы

Из предыдущего вида инструктажей вытекает необходимость еще одного обязательного мероприятия — присвоение работнику I группы по электробезопасности.

Сотрудник не работает с электроустановками напрямую, но ПК является приемником электрической энергии. Рабочее оператора является частью электроустановки, а сам работник — потребителем электроэнергии. Это значимый риск.

Поэтому, согласно абз. 4, п. 2.3 Правил по охране труда при эксплуатации электроустановок (ПОТЭЭ), дистанционным работникам должна быть присвоена I группа по электробезопасности.

Советы из практики организации инструктажей

1. Подготовка комплектов документов заранее

В пакет документов, который направляет кадровая служба будущему работнику для оформления трудоустройства, необходимо вложить чистые бланки всех четырех видов инструктажей. Два листа на каждый вид:

• титульный лист;
• один внутренний лист (предварительно заполненный на конкретного работника).

Журналы оформляется как на любого другого сотрудника. После получения документов останется только поставить подпись.

2. Обучение в день трудоустройства

В день выхода нового сотрудника на работу лица, ответственные за проведение инструктажей, проводят с ним созвон для выполнения первичного инструктажа.

Опыт ООО «СИБУР КОННЕКТ»

Работник проходит обучение на электронной платформе. Такой формат удобен, поскольку:

• сохраняется цифровое подтверждение прохождения инструктажей;
• каждый курс включает подробный материал и занимает в среднем 2–4 часа;
• формируется сертификат о завершении обучения.

Этого достаточно для выполнения требований по охране труда в удаленном или гибридном формате.

3. Трудоустройство в городе с кадровой службой

Если сотрудник оформляется в городе, где присутствует кадровая служба, порядок отличается только формой взаимодействия.

В этом случае:

• все инструктажи проводятся очно в день трудоустройства;
• журналы заполняются совместно с работником;
• обучающие электронные курсы проводятся уже в первые рабочие дни на рабочем месте.

Обучение по охране труда

В организации этот процесс реализуется стандартным образом: обучение проводится по программе Б внутри организации или во внешнем учебном центре. Продолжительность программы составляет не менее 16 часов, и исключений по данному требованию не предусмотрено.

Даже при дистанционной работе за ПК сотрудник сталкивается с определенными рисками, что делает обучение обязательным.

Иногда в качестве аргумента приводятп. 54 Правил обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда утв. Постановлением Правительства РФ № 2464 от 24.12.2021, который допускает возможность не проводить обучение по программе Б, если:

• трудовая деятельность связана только с ПК, офисной техникой или бытовыми устройствами;
• отсутствуют иные источники опасности;
• условия труда по результатам СОУТ признаны оптимальными или допустимыми.

В таких случаях работодатель вправе принять решение о непроведении обучения, ограничившись доведением необходимых сведений в рамках вводного или первичного инструктажа.

Однако на практике подтвердить однозначное отсутствие «других источников опасности» у офисного или дистанционного работника крайне сложно. Формально послабление предусмотрено, но указанная формулировка сводит возможности его использования практически к нулю.

Специальная оценка условий труда

Ч. 3 ст. 3 Федерального закона № 426-ФЗ от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» прямо указывает: специальная оценка условий труда (далее — СОУТ) для дистанционных работников не проводится. Но это правило действует только в том случае, если дистанционный формат работы четко прописан в трудовом договоре, как упоминалось ранее, и работа действительно осуществляется исключительно вне территории работодателя.

Если же в договоре указано, что хотя бы часть рабочего времени сотрудник проводит на территории работодателя, целесообразно провести СОУТ. Это избавит организацию от возможных рисков и вопросов со стороны контролирующих органов.

Решение о необходимости проведения внеплановой СОУТ при изменении наименований подразделений, должностей сотрудников, необходи совместно с комиссией по оценке условий труда. Если по итогам обсуждения комиссией принято решение о том, что изменений в условиях работы не произошло, то это обязательно должно быть отражено в итоговом протоколе.

Бывают сложности, когда рабочее место изменилось, а по нему уже оформлен ранее действующий «протокол тождества». В этом случае также важно соблюдать порядок документирования. Для этого необходимо оформить «протокол тождества» на первоначальное рабочее место с новой датой заседания комиссии по СУОТ. Все протоколы в обязательном порядке вносим в реестр Минтруда.

Работник обязательно знакомится с результатами СОУТ на том рабочем месте, на которое трудоустроен в день приема на работу.

Также рекомендуется проводить СОУТ для рабочих мест стажеров, которые принимаются на ограниченный на срок. После их перевода на постоянную должность на эту же стажерскую позицию обычно принимается следующий сотрудник на обучение.

Если СОУТ по этому временном рабочему месту не выполнить своевременно, может возникнуть ситуация, когда рабочее место существует более 12 месяцев без проведения СОУТ, что является нарушением.

Оценка профессиональных рисков

Ошибочно думать, что оценка рисков не нужна тем кто работаем в офисе. На практике она нужна не меньше, чем в производственных подразделениях.

Рассмотрим процедуру по оценке рисков на примере Холдинга «СИБУР», которая проводится на основе матричного метода уже более десяти лет. Для офисных работников определены три основные зоны обслуживания:

• дорога на работу и с работы;
• работа в офисе;
• командировки.

В рамках этих зон учитываются наиболее характерные опасности, среди которых:

• взрывы и пожары;
• повреждение вилок, розеток, неисправность электроприборов;
• отсутствие заземления, статическое электричество;
• работа в неудобной позе;
• повышенная или пониженная влажность в рабочей зоне;
• ограниченное пространство, узкие проходы, загромождение материалами или оборудованием (актуально для современных open-space);
• неровные или скользкие поверхности;
• недостаточная или чрезмерная освещенность;
• высокая или низкая температура в помещении, сквозняки;
• падение или спотыкание;
• недостатки в системе сигнализации и средствах спасения;
• удар работника предметом или падение на работника предмета, инструмента или груза;
• наезд автотранспорта, нахождение в транспорте при ДТП;
• наличие аллергенов;
• конфликтные ситуации в коллективе;
• чрезмерная интенсивность труда и другие факторы.

По каждому выявленному риску разработан комплекс мероприятий, направленный на снижение уровня воздействия опасных факторов, которые доводятся до сотрудников.

Большинство перечисленных рисков актуальны и для дистанционной занятости. Работник, выполняющий функции из дома, также может столкнуться с рядом опасностей, которые при неблагоприятном стечении обстоятельств способны привести к несчастному случаю.

Медицинские осмотры дистанционных работников

Большинство рядовых сотрудников современных офисов не подлежат обязательным медицинским осмотрам,поскольку в их условиях труда отсутствуют вредные и опасные производственные факторы, превышающие установленные ПДК. Если работник выполняет работу исключительно в удаленном формате, то требование прохождения обязательного медицинского осмотра на него также не распространяются.

При этом необходимо учитывать важный нюанс. Если сотрудники работают в гибридном формате и на территории работодателя выполняют самостоятельный ремонт оргтехники, обслуживают серверные помещения, помещения телекоммуникационного оборудования или выполняют работы на электроустановках, такие работники подлежат обязательным медицинским осмотрам в соответствии с видами выполняемых работ.

Расследование несчастных случаев и профзаболеваний

ТК РФ (ст.227 –231) устанавливает обязательный порядок расследования и учета несчастных случаев на производстве, а также обязанность работодателя обеспечивать расследование всех происшествий, которые могли произойти при исполнении трудовых обязанностей.

Есть мнение, что несчастные случаи, произошедшие у дистанционных работников дома, «по умолчанию» не являются производственными и не требуют расследования. Такой подход является ошибочным.

Нормативное законодательство не содержит положений, позволяющих не проводить расследование только на основании предположений о непроизводственном характере происшествия. Если несчастный случай произошел в период работы и потенциально может быть связан с исполнением трудовых обязанностей, он подлежит расследованию в общем порядке в соответствии со ст. 227–231 ТК РФ и ПриказомПриказом Минтруда от 20.04.2022 № 223н.

При возникновении вопросов, связанных с подозрением на профессиональное заболевание, установлением инвалидности, а также предоставлением соответствующих гарантий и компенсаций, участие специалиста по охране труда также является обязательным. Работодатель обязан организовать взаимодействие с медицинскими организациями и обеспечить оформление документов в соответствии с порядком расследования и учета случаев профессиональных заболеваний работников, установленным Постановлением Правительства РФ от 05.07.2022 № 1206.

Постоянное сопровождение

В течение всей трудовой деятельности дистанционных работников необходимо обеспечивать их своевременное ознакомление со всеми изменениями в локальных нормативных актах, информировать о внедрении новых требований, проводить внеплановые инструктажи и внеочередные проверки знаний — при наличии таких обязанностей в нормативных документах. Распространено мнение, что работа по охране труда для офисных и дистанционных сотрудников «минимальна» или «не представляет сложности». На самом деле это не так. Работа по обеспечению безопасных условий труда ведется постоянно и требует системного подхода, внимания к деталям и строгого соблюдения законодательства.