Обзоры, интервью, свежие новости и изменения в законодательстве — оперативно в нашем Telegram-канале. О самых важных событиях — в нашей группе ВКонтакте.

Частые проблемы СУОТ

Основная обязанность работодателя в сфере менеджмента охраны труда в организации — это создание эффективной системы управления охраны труда (СУОТ). Если система эффективна, она приносит свои плоды: отсутствуют несчастные случаи, нет штрафов (или они минимальные) по результатам проверок ГИТ, высокий уровень знаний и вовлеченности персонала и т.д.

Тем не менее, создание действительно эффективной системы вызывает трудности. К сожалению, у сотрудников, отвечающих за охрану труда в организации, зачастую нет наставников, которые бы научили их, как правильно создавать СУОТ, нет преемственности, потому что часто специалист по ОТ в компании всего один. Усложняет ситуацию и то, что законодательство и требования по ОТ меняются очень быстро.

Для создания эффективной системы, о которой говорится в Трудовом кодексе РФ, недостаточно скачать из интернета готовый шаблон типового документа, утвердить его от имени организации и назвать системой управления охраной труда — необходимо превратить его в действующий эффективный механизм, который будет работать «в унисон» с другими процессами в организации и помогать в создании единого подхода к процессам обеспечения безопасности персонала.

При попытке создать эффективную СУОТ разные специалисты часто сталкиваются с одними и теми же проблемами. Выделим некоторые из них:

• недостаточные знания руководителя предприятия и сотрудников об особенностях функционирования системы и всех требованиях законодательства;
• система не функционирует («существует на бумаге») — все процессы происходят хаотично, описанная в документах система не интегрирована в процессы организации;
• при достижении определенного уровня соответствия предъявляемым требованиям процессы замедляются или приостанавливаются;
• специалисту бывает сложно предоставить руководству данные о масштабах несоответствия в числовых значениях — из этого возникает сложность понимания ресурсов (в том числе и временных), необходимых для решения несоответствий, что чревато неправильным определением сроков устранения и не сопоставимыми с возможностями сотрудника задачами;
• наличие штрафов и предписаний во время надзорных мероприятий.

Создание мануала СУОТ как решение проблем

Как же комплексно решить описанные ранее проблемы и создать действующую систему? Один из способов — создание мануала системы управления охраны труда.

В общем смысле мануал — с англ. «manual» — это руководство пользователя, справочник, инструкция по использованию чего-либо.

Мануал системы управления охраны труда — это удобное руководство по достижению требований охраны труда, предъявляемых законодательством. Такой документ полезен как самому специалисту по охране труда, так и руководству, и сотрудникам, обеспечивая понятную навигацию по СУОТ.

Процесс работы с мануалом от создания до применения условно можно разделить на 4 этапа. Опишем подробно каждый из них.

Этап 1. Определение минимальных требований по ОТ, применимых к деятельности организации.

Для определения минимальных обязательных требований по организации системы охраны труда на предприятии можно использовать Приказ Роструда от 10.11.2017 № 655 «Об утверждении форм проверочных листов (списков контрольных вопросов) для осуществления федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права» (документ утратил силу на основании приказа Роструда от 01.02.2022 № 20).

Этот документ содержит 133 приложения, содержащие контрольные вопросы в сфере трудовых отношений, в том числе и в охране труда.

Работу с данным разделом удобно оформлять в виде чек-листа, в котором необходимо отмечать, относится ли тот или иной аспект к деятельности организации. В качестве примера приведём несколько вопросов из приложения 21, касающегося специальной оценки условий труда.

N	Вопросы, отражающие содержание обязательных требований	Реквизиты НПА, которыми установлены обязательные требования	Да	Нет	N/A
1	СОУТ проводится не реже чем 1 раз в пять лет	Часть 4 статьи 8 Федерального закона от 28.12.2013 N 426-ФЗ
2	Приказом утверждены: состав комиссии по СОУТ	Часть 2 статьи 9 Федерального закона N 426-ФЗ
	порядок деятельности комиссии по СОУТ
3	В организации есть график СОУТ	Часть 1 статьи 9 Федерального закона N 426-ФЗ
4	Комиссией утвержден перечень рабочих мест, на которых проводилась СОУТ	Часть 5 статьи 9 Федерального закона N 426-ФЗ
...
16	На официальном сайте размещены: данные о СОУТ	Часть 6 статьи 15 Федерального закона N 426-ФЗ
	перечень мероприятий по улучшению условий труда работников
17	План мероприятий по улучшению условий и охраны труда подготовлен с учетом результатов СОУТ	Пункт 6 части 2 статьи 4 Федерального закона 426-ФЗ

Этап 2. Определение соответствия требованиям и подтверждение соответствия.

На втором этапе обозначим свои ожидания от выполнения заявленных выше требований.

Для этого определимся — что значит «соответствовать требованию» и чем подтверждается такое соответствие.

Подтверждениями соответствия требованиям может быть:

• документ (Д) — инструкция, процедура и т.п.;
• форма (Ф) — заполненный бланк журнала, карточки, протокола и т.п.;
• тренинг (Т) — материалы тренинга, листы посещения обучения и т.п.;
• наблюдение (Н) — наблюдение, как требование применяется на практике.

№	Требование	Описания полного соответствия	Что является подтверждением соответствия?	Ссылка
	Описание требования в документе (НПА или внутри организации)	Минимальные ожидания или руководство по соблюдению требований	Д, Ф, Т, Н

Степени соответствия бывают разными и должны быть измеримы. Существуют три критерия оценки.

Оценка соответствия	Описание	Коэффициент за соответствие
Не соответствует требованию	Полностью не соответствует	0
Частичное соблюдение	Некоторые единичные случаи несоответствия требованиям	0,5
Соответствует	Полное соответствие требованию	1

Этап 3. Оценка соответствия, определение ресурсов, ответственных и сроков.

Заключительный шаг в создании мануала — определить, какие действия будем предпринимать для достижения соответствий, кто будет за это ответственен и в какие сроки будем осуществлять меры.

Действие по достижению соответствия	Ответственный	Дата завершения	Статус на текущий момент	Дополнения
Провести обязательное обучение			Не начато, в процессе, выполнено, отменено

Этап 4. Использование мануала в рамках процесса функционирования СУОТ

Последний, четвёртый этап посвящён самому важному (тому, для чего было потрачено время и ресурсы) — непосредственному использованию самого мануала.

Что нужно делать специалисту по охране труда, когда мануал уже внедрён и находится в процессе использования:

1. Контролировать запланированные активности.
2. Анализировать прогресс выполнения мер для постановки целей на будущие периоды (следующий квартал/год и т.п.).
3. Вносить дополнительные требования при достижении высокого уровня соответствия.

Для более эффективного функционирования созданной системы также необходимо определить приоритетность задач. Лучше это делать на более поздних этапах, когда система уже начала функционировать и есть понимание, как она работает. Её можно определить по следующей схеме:

• 80 % задач — базовый уровень соответствия (обязательные требования — обязательный минимум для каждой организации);
• 20 % задач — продвинутый уровень соответствия (внутренние требования компании, специфические требования).

При учете вклада задач можно учитывать трудоемкость процесса и ресурсы, необходимые для достижения соответствия. Например, создание приказа и проведение всего цикла СОУТ не могут давать равный вклад в итоговую оценку. Также рекомендуется за максимум всегда брать 100% соответствие или 100 баллов. Например, раздел «спецоценка условий труда» дает 10% от всех требований, «медосмотры» — еще 8% и так далее.

Пример мануала

Для наглядности приведём пример составленного мануала в рамках наиболее универсальных его этапов — это этапы 2 и 3.

Пример этапа 2. Определение соответствия требованиям и подтверждение соответствия.

Допустим, что организация уже составила чек-лист и определила, какие законодательные требования относятся к её деятельности. Одно из таких требований — проведение специальной оценки условий труда, регламентируемое Федеральным законом «О специальной оценке условий труда» от 28.12.2013 № 426-ФЗ.

Вклад в общую оценку соответствия (не соответствует, соответствует частично и соответствует полностью — см. этап 2) определяется в зависимости от степени важности соответствия.

№	Требование	Описания полного соответствия	Что является подтверждением соответствия?	Вклад в оценку (по разделу)
1	СОУТ (ФЗ-426)	Приказом утвержден состав комиссии по СОУТ	Приказ	10%
2		В организации есть график СОУТ	График	10%
3		Работодатель организовал ознакомление работников с результатами СОУТ	В картах стоят подписи	40%
4		На официальном сайте размещены результаты о СОУТ	Результаты на сайте	20%
5		План мероприятий по улучшению условий и охраны труда подготовлен с учетом результатов СОУТ	План мероприятий	20%

Пример этапа 3. Оценка соответствия, определение ресурсов, ответственных и сроков.

Определение ресурсов, ответственных и сроков индивидуально для каждой организации, поэтому акцентируем внимание только на первом подэтапе — оценке соответствия.

Раздел требований	Степень соответствия	Максимальный вклад	Цель на конец 2021 года
Медосмотр	20	20	20
Обучение	25	40	40
СИЗ	35	40	40
∑ баллов	80	100	100

Ключевые показатели здесь — время и ресурс. Чем больше времени и ресурсов придётся задействовать для достижения соответствия, тем больший вклад оно принесёт в идеальную картину полного соответствия требованиям.

Например, процесс медосмотра занимает меньше времени и его легче реализовать, поэтому оцениваем его максимальный вклад значением 20. Процесс обучения требует больших ресурсов и времени, поэтому необходимо оценить его большим вкладом — 40.

Особенности использования мануала

Предложенный мануал — комплексное решение проблем, которые могут возникать при попытках выстроить по-настоящему эффективную системы охраны труда в организации. У такого подхода есть преимущества как для специалистов по охране труда, так и для руководителей. Выделим некоторые из них.

Преимущества для специалиста по охране труда:

• глубокий анализ требований на этапе создания;
• отсутствие необходимости каждый раз искать требования в НПА;
• все данные находятся в одном файле (требования, задачи, ответственные, сроки устранения и т.п.);
• удобство для работы с сотрудниками разных функций;
• возможность демонстрировать руководству состояние СУОТ и её прогресс;
• реализация принципа pdca (plan-do-check-act);
• возможность установки приоритета задач и дополнения требований внутренними требованиями компании.

Для руководства предприятий можно выделить следующие преимущества:

• усиление лидерства в вопросах охраны труда вследствие регулярной оценки степени соответствия со стороны руководства и ответственных сотрудников;
• определение конкретного статуса и плана по достижению соответствия;
• аналитическое представление данных;
• определение приоритетности задач;
• усиление информированности сотрудников о функционировании СУОТ;
• прозрачный процесс бюджетирования.

У мануала есть и негативный момент: первые 3 этапа, связанные с его созданием, требуют достаточно большого временного ресурса. Тем не менее, преимущества работы с таким документом гораздо существеннее.