Охрана труда является обязательной частью затрат для каждого работодателя. При этом одни из них тщательно планируются и заранее закладываются в бюджет организации, а другие зачастую воспринимаются маловероятными и недооцениваются, хотя при неграмотном управлении могут стать причиной больших финансовых потерь. В статье рассказываем, что включают в себя прямые и косвенные затраты на охрану труда, как оценить экономический вес для риска и его влияние, а также на что нужно обратить внимание, чтобы сократить косвенные расходы и повысить экономическую эффективность вложений в охрану труда.
Cодержание статьи
Обзоры, интервью, свежие новости и изменения в законодательстве — оперативно в нашем Telegram-канале. О самых важных событиях — в нашей группе ВКонтакте.
Материал подготовлен в партнерстве с Фондом Росконгресс и Минтрудом России для журнала «ВНОТ».
Айсберг затрат на охрану труда
Согласно российскому законодательству, прямой ответственностью каждого работодателя является обеспечение безопасности работников, а также проведение за счет собственных средств мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков. Безусловно, выполнение таких обязательств влечет за собой значительные затраты. Вместе с тем не все необходимые финансовые вложения в охрану труда достаточно очевидны, поскольку многие из них сложно спрогнозировать заранее.
Поэтому при обсуждении вопроса, связанного с затратами компании на охрану труда, можно говорить об айсберге затрат. Его верхушку составляют прямые затраты, то есть те, которые прогнозируются и из года в год закладываются в бюджеты, и остальную, невидимую, часть айсберга — косвенные затраты, которые, как правило, считаются маловероятными, и зачастую их объем недооценивается, хотя при наступлении определенных событий они могут повлечь большие финансовые потери.
В основании айсберга лежат наиболее неявные, но вместе с тем одни из самых тяжелых рисков для компании — репутационные. Они включают в себя возможное падение имиджа компании при возникновении аварийных ситуаций или несчастных случаев, а также самый незаметный, но очень весомый риск — нарушение психологического климата в коллективе, который сильно влияет и на производство, и в целом на планирование деятельности организации в краткосрочной и долгосрочной перспективе.
В частности, с ухудшением эмоционально-психологического состояния сталкиваются и специалисты службы охраны труда. Часто демотивация команды связана с возникновением критических ситуаций на производстве. К примеру, когда специалист по охране труда сталкивается даже с микротравмой, сотрудник может испытывать дискомфорт от произошедшего случая и, возможно, считать себя частично причастным к инциденту, так как он является одним из первых лиц, ответственных за оценку и предупреждение рисков травматизма на предприятии. Такой уровень ответственности приводит к психоэмоциональному перенапряжению и потере эффективности специалиста, что негативным образом отражается на безопасности труда всего предприятия.
Оценка экономического веса для риска
Для более прозрачной подготовки к оценке экономического веса риска рассмотрим пример изменения веса затрат при возникновении инцидента. В стандартных условиях, когда процессы и работы идут по плану и не возникают чрезвычайные ситуации, основные затраты в рамках охраны труда можно разделить на 4 части:
- ОРЕХ (50%);
- устранение факторов риска (25%);
- фокус на репутационные риски (15%);
- бюджет на штрафы, пени, взносы (10%).
В части ОРЕХа мы заранее планируем и закладываем основные затраты в рамках системы управления охраной труда: фонд оплаты труда (ФОТ) специалистов по ОТ и ответственных лиц, мероприятия для допуска к работе персонала (медосмотры, СИЗ, обучения), оснащение рабочего места.
В части устранения факторов риска мы закладываем организационные расходы, направленные на постоянное улучшение условий труда, такие как: обучение (повышение квалификации) персонала, выявление и оценка профессиональных рисков для последующей работы с ними. Как правило, средства на эти цели закладывают ответственные компании с высоким уровнем культуры безопасности и прокаченной системой управления охраной труда. Конечно, существуют работодатели, которые не закладывают перечисленные расходы, что впоследствии приводит к более серьезным финансовым потерям при инцидентах.
Помимо основных затрат в рамках развития системы охраны труда заранее прогнозируют репутационные риски и взносы. Чаще всего их закладывают на профилактические мероприятия, развитие культуры безопасности и поддержание психологического климата в коллективе. Также сюда можно отнести страховые взносы и юридические расходы компании. Все это учитывается при формировании бюджета и примерный процент распределяется по схеме ниже.
Указанная выше типовая модель затрат действует при стандартной работе предприятия до момента наступления несчастного случая. Как только он наступает, процентное соотношение затрат меняется зеркально: вклад репутационных рисков может повышаться до 50%, штрафов и взносов — до 25%, одновременно с чем значимость прямых спланированных затрат и устранения факторов рисков снижается до 15% и 10% соответственно. Другими словами, если не вкладывать средства в прогнозируемую часть айсберга, вероятность негативного события возрастает и может изменить значения весов в обратную сторону, когда репутационные риски будут нести для компании большую финансовую нагрузку, чем средства на организацию системы управления охраной труда.
В качестве примера обратимся к оценке экономического веса микротравматизма, используя в качестве инструмента оценки влияния риска матрицу Эйзенхауэра. При этом стоит обратить внимание на соблюдение 3-х главных условий:
- критерии, оцениваемые по матрице, должны быть измеримы;
- метрики должны быть достижимы или вероятны;
- для результата необходимо учитывать в том числе косвенные затраты.
При определении характеристик условий микротравматизма по срочности и важности целесообразно обратиться к их классификации по объему оказания помощи пострадавшему. То есть если при получении работником микротравмы ему не оказывалась медицинская помощь, и он продолжил выполнение своих должностных обязанностей, такая травма относится к частому, незначительному событию — его наступление не оказывает влияние на скорость производства. В противном случае микротравма будет отнесена в разряд редкого и важного, когда она переходит в несчастный случай, что требует проведение расследования и других временных и финансовых затрат. Аналогичным образом по матрице определяются другие случаи микротравматизма исходя из оказываемой медицинской помощи и использования аптечки.
После проведения раскладки по матрице выставляются баллы от 1 (редкое, незначительное) до 4 (частое, важное) по каждому пункту айсберга затрат. По полученному суммарному результату определяется итоговая степень риска:
- менее 20 — минимальная;
- 20-30 — незначительная;
- 31-55 — значительная;
- 56-90 — весомая;
- 91-150 — критическая.
Несмотря на то, что сам процесс контроля травматизма для многих предприятий относится к незначительному риску, он, тем не менее, требует проведения работы и принятия определенных мер. При этом если по всем пунктам айсберга затрат будет минимальный балл — редкое, незначительное — то данный риск требует незначительного контроля с учетом вероятности тех или иных происшествий.
Советы по снижению экономических рисков
В рамках сокращения косвенных затрат на охрану труда можно выделить 4 основных направления работы, которые можно использовать как по отдельности, так и совмещать между собой:
Команда охраны труда
Под командой охраны труда принимаются не только непосредственно специалисты, но и лица, которые несут ту или иную ответственность в данной сфере. Работая с командой, важно учитывать нагрузку на этих сотрудников относительно специфики выполняемых ими задач, а также предусмотреть их дальнейшее развитие, поскольку имеется большая разница, будет специалист расти «вверх» как будущий руководитель или же углублять свои компетенции как эксперт узкого или широкого профиля.
Совет: Важно учитывать персональные цели каждого сотрудника и определять нагрузку исходя из специфики производства.
Необходимо оценивать предполагаемое развитие в организации сотрудника до того, как он будет принят на работу. На каждом собеседовании следует не просто проводить оценку профессиональных навыков, но и выяснять, в каком направлении хочет двигаться этот специалист — развиваться профессионально или, например, в направлении менеджера проектов. Часто специалисты по охране труда также занимаются вопросами автоматизации производства, оптимизации процессов всей команды, и зачастую развитие одного талантливого специалиста выгоднее, чем найм 2-3 специалистов, которые будут выполнять рутинные обязанности.
Инвестиции
Как правило, инвестиции в охрану труда закладываются в бюджет организации и требуют обоснования со стороны специалиста по охране труда, как улучшение условий труда повлияет на общую производительность.
Совет: Важно знать о планах организации и уметь предлагать эффективные решения с учетом целей компании, а также корректно соотносить окупаемость и объем закрываемых рисков.
При направлении инвестиций в инновационные решения в первую очередь следует учитывать потребности производства. Без учета дальнейших планов роста или изменения производственных процессов предложения по внедрению каких-либо инноваций по безопасности могут не сочетаться с теми решениями, которые заложены в развитие компании.
Например: есть задача контроля инцидентов, предотвращения тяжелых последствий несчастных случаев и своевременного оказания первой помощи во время проведения работ на удаленных участках, где работы производит один сотрудник без сопровождения. Специалистом по охране труда была проведена большая аналитическая работа по исследованию современных систем мониторинга за рабочими зонами. Была выбрана и предложена к внедрению система биперов, которая реагирует на изменение положения тела в пространстве. Однако одновременно с этим для увеличения производительности на удаленные участки были направлены дополнительные сотрудники для работы в паре, что значительно снизило риск возможных негативных последствий при одиночной работе. Таким образом значительные инвестиции для биперов были не оправданы, а при должной осведомленности специалиста он мог сосредоточиться на других более приоритетных задачах.
Другой пример — VR-обучение. При внедрении такого технологичного решения помимо всех преимуществ стоит учесть, что VR-очки могут нести негативные последствия для вестибулярного аппарата обучающегося. К тому же если прохождение обучения требуется 2 000 сотрудникам, гораздо эффективнее его организовать в группах с тренером.
Автоматизация
Автоматизация процессов и внедрение цифровых решений часто помогают значительно снизить затраты за счет исключения большого объема ручного труда. Для максимальной эффективности такого решения важно вырастить в команде проектного менеджера, который будет контролировать развитие системы автоматизации с учетом фокуса профессиональной подготовки в области охраны труда.
Совет: Необходимо учитывать совместимость выбранных решений с платформами предприятия и отсутствие «ручного» переноса данных.
Помимо грамотного соотнесения всех возможных затрат, важно самостоятельно писать техническое задание для цифровых решений, которых существует большое количество и разнообразие на рынке.
Бывают случаи, когда при покупке цифрового решения компания не учитывает те платформы, на которых она работает, но многие решения не совместимы между собой. Из-за этого требуются большие трудовые и временные ресурсы на передачу базы данных между системами вручную. Поэтому следует писать техническое задание с учетом внутренних процессов и ресурсов, чтобы производитель цифрового решения мог заранее адаптировать продукт непосредственно под потребности компании.
Консалтинг
Многие компании, в том числе небольшие, прибегают к консалтинговым решениям в охране труда и полностью передают им ответственность по вопросам организации проведения специальной оценки условий труда, оценки рисков, расследования несчастных случаев на производстве, обучения персонала в сфере охраны труда и промышленной безопасности, обеспечения подразделений локальными нормативными правовыми актами и пр. При грамотном подходе такая мера позволяет оптимизировать работу сотрудников и более эффективно выстроить в организации систему промышленной безопасности.
Совет: Следует рассчитывать использование консалтинговых услуг с учетом ответственного за передачу данных и контроль производимых работ.
При переходе на консалтинг в охране труде важно предусмотреть наличие сотрудника, который будет взаимодействовать с консалтинговой компанией, передавать ей необходимые данные и следить за выполнением работы. Несмотря на то, что затрачиваемые ресурсы при этом будут значительно меньше, их следует определить в самом начале планирования перехода на консалтинг.
Варианты сокращения экономических рисков
Каждому из перечисленных решений сокращения косвенных затрат на охрану труда соответствуют возможности повышения экономической эффективности и сокращения возможных рисков, с которыми может столкнуться предприятие при некорректном управлении организуемыми процессами.
Всегда стоит помнить, что сложно найти универсальное идеальное решение для сокращения экономических рисков, которое бы отвечало одновременно требованиям по бюджету, скорости реализации и качеству. Поэтому стоит предусмотреть, какое из этих условий играет первостепенную роль, какие исключения допустимы и как при этом обеспечить работоспособность всей системы. Ниже представлены варианты сокращения экономического риска.
Напишите, пожалуйста