Отчетный период часто становится настоящим испытанием для специалистов экологических отделов из-за необходимости заполнять множество документов. Поэтому в преддверии горячей поры делимся лайфхаками, как ускорить и облегчить рутинную работу с помощью макросов в Exсel. Самые практичные советы, опробованные нами на деле, — в статье.
Cодержание статьи
Обзоры, интервью, свежие новости и изменения в законодательстве — оперативно в нашем Telegram-канале. О самых важных событиях — в нашей группе ВКонтакте.
Что такое макрос?
Простыми словами макрос — это алгоритм действий и правил, объединенных в одну команду для выполнения системой определенной задачи.
«Изнутри» же макрос представляет собой код на языке программирования Visual Basic Application (VBA), который принадлежит Microsoft. Язык адаптирован для использования внутри офисного пакета и основан на применении кода для описания необходимых команд. Писать на нем можно, находясь в офисном пакете в окне Visual Basic, которое открывается через меню.
Пользователь, досконально знающий VBA, может создавать сложные макросы. Но разбираться в языке и уметь программировать для решения большинства задач не нужно: создать макрос можно и без написания кода.
Для чего нужны макросы?
В общих случаях макросы применяются, чтобы:
- упростить и ускорить работу с документами;
- автоматизировать рутину и сконцентрироваться на интеллектуальных задачах;
- избежать человеческих ошибок в ряде задач, например, при форматировании данных в таблице;
- быстро находить нужную информацию среди большого объема данных;
- объединять работу в нескольких продуктах Microsoft Office, так как один макрос может работать с разными программами офисного пакета;
- создавать дополнительные функции, которых нет в программе изначально, но которые могут понадобиться пользователю.
Например, если нужно добавить реквизиты юридического лица в несколько десятков документов, макрокоманда помогает записать ход действий (алгоритмы) для одного такого документа и применить его ко всем остальным. При этом макрос может создавать файлы и объединять программы любого формата Microsoft Office.
Для составления экологической отчетности можно создать универсальную таблицу с исходными данными и запрограммировать шаблон для создания необходимого отчета. Далее следует записать последовательность действий того, как исходные данные таблицы попадают в сам отчет. В следующий раз отчет сформируется автоматически при внесении в универсальную таблицу новых значений.
Пример использования макросов в работе эколога
Специалистами EcoStandard group был создан макрос для разработки протоколов количественного химического анализа и биотестирования отходов с дальнейшей разработкой паспортов опасных отходов. Его алгоритм заключается в следующем:
- Первым шагом вводится информация о заказчике и виде исследования. Большинство данных необходимо вносить вручную, а для общей информации предусмотрен ввод с помощью выбора позиций в списке, как на изображении ниже. Список формируется на основе данных конкретной лаборатории.
Внесение данных о заказе - Следующий шаг подразумевает внесение данных об отходах. На этом этапе вводятся коды ФККО анализируемых отходов и выбираются виды исследования. Остальная информация загружается автоматически из ФККО.
Внесение данных об отходах - Затем необходимо внести данные о результатах исследований. Ниже приведен пример заполнения результатов определения морфологического состава отходов. Для каждого отхода вносятся компоненты и их процентное содержание, определенные морфологическим анализом. Погрешность рассчитывается также автоматически на основании данных из методики.
Внесение результатов определения морфологического состава отхода - В результате выполнения всех операций формируются протоколы исследований и паспорта отходов, которые выгружаются отдельными файлами. Это позволяет сократить время на перенос информации из протоколов исследований в паспорта.
Сферы применения макросов
Аналогичные макросы можно создавать для автоматизации заполнения журналов первичного учета, например:
- журнал движения отходов (ЖДО) для автоматического внесения сведений по отходам;
- журнал водопотребления, водоотведения и журнал учета качества сточных вод для автоматического занесения данных счетчиков и показателей качества в формы 3.1-3.3;
- журнал учета выбросов загрязняющих веществ в атмосферный воздух для автоматического формирования данных для отчета 2-тп (воздух);
- и т.д.
Также их можно использовать для заполнения блок-схем технологических процессов и сведений об образующихся отходах в проекте нормативов образования отходов и лимитов на их размещение, автоматизировать сами расчеты НООЛР, внося только исходные данные. Макрокоманды можно использовать неограниченно широко: везде, где есть определенный алгоритм действий. С их помощью станет возможным работать с большими объемами данных и оптимизировать множественные процессы.
В сети интернет достаточно обучающих статей и видео-материалов, например, руководство по созданию макроса от Microsoft. Если уделить изучению этой темы некоторое время, то получится значительно упростить все манипуляции с данными в перспективе. Но если в данный момент нет времени или возможности погрузиться в изучение процесса, то можно ограничиться простыми командами и математическими формулами в Exсel. Так, использовать подготовленную один раз расчетную таблицу и вносить в нее сведения для автоматического переноса в другие вкладки будет гораздо проще, чем из раза в раз считать показатели и заполнять таблицу вручную.
Напишите, пожалуйста