Как превратить офис в образец экопривычек?

Обзоры, интервью, свежие новости и изменения в законодательстве — оперативно в нашем Telegram-канале. О самых важных событиях — в нашей группе ВКонтакте.

Трудности при организации зеленого офиса

Концепция «зеленого офиса» охватывает широкий спектр направлений: от ресурсосбережения и повышения энергоэффективности до заботы о здоровье сотрудников. Одним из первых шагов на пути к реализации концепции становится организация раздельного сбора отходов. Однако многие компании ограничиваются лишь установкой контейнеров для вторичных ресурсов, упуская из виду важный нюанс: зеленый офис — это не просто наличие емкостей для отходов, а продуманная система.

Современные подходы к реализации направления обращения с отходами в офисе предлагают оптимальные решения, основанные на принципах популярного направления UX-дизайна, фокусирующиеся на удовлетворении потребностей пользователей. На основе опыта Ubirator в реализации проектов зеленого офиса можно выделить 7 трудностей, с которыми чаще всего сталкиваются компании.

Проблема 1. Неудобное расположение контейнеров

Сотрудники не замечают контейнеры для раздельного сбора или не находят их в нужный момент, используя бак для смешанных несортируемых отходов.

Проблема 2. Неподходящая конструкция контейнеров

Узкие отверстия мешают сдавать вторресурсы, и сотрудники снова переключаются на общий бак.

Проблема 3. Отсутствие контейнеров для специальных «офисных» отходов

Не предусмотрены контейнеры для бумаги, канцелярии, картриджей и электроники, что вынуждает смешивать их с другими отходами.

Проблема 4. Низкая вовлеченность сотрудников

Сотрудники не понимают, зачем нужен раздельный сбор, или не знают, как правильно сортировать отходы. Часть сотрудников может негативно реагировать на нововведение, воспринимая его как лишние хлопоты. Без регулярных напоминаний, просветительской работы и поощрений система часто становится формальной.

Проблема 5. Низкое качество сортируемых отходов

Сотрудники неправильно сортируют: отходы смешиваются и загрязняют друг друга. Это снижает качество вторресурсов и шансы на их переработку, и требуется дополнительная сортировка после сбора.

Проблема 6. Сложная логистика

Не всегда удается найти компании, которые готовы принимать определенные виды отходов. Переработчики часто отказываются от небольших партий, в таком случае приходится искать место для накопления и хранения отходов. Если вторресурсы не вывозят вовремя, контейнеры переполняются, а это демотивирует сотрудников продолжать сортировку.

Проблема 7. Административные сложности, в том числе со стороны бизнес-центров

Компании зависят от статуса помещения. Если офис арендован, ответственность за обращение с отходами может лежать на арендодателе, что усложняет организацию зеленого офиса. Некоторые бизнес-центры не согласовывают самостоятельный раздельный сбор, так как есть общий вывоз отходов.

Как UX-дизайн помогает справляться с трудностями: алгоритм действий

1. Подготовительный этап

Создание системы раздельного сбора отходов в офисе обычно начинается с аудита текущего состояния: сколько отходов образуется, какие виды, как они собираются и утилизируются, где располагаются контейнеры, какие есть проблемы.

На этом этапе стоит добавить исследование пользовательского опыта — пути, который проходит сотрудник, когда возникает потребность что-то выбросить. Для этой задачи проведение стандартного опроса будет недостаточно.

Отлично подойдет фокус-группа 6-10 сотрудников из разных отделов. Это позволит увидеть живые ситуации и получить ответы на вопросы, охватывающие поведенческие паттерны, мотивацию, барьеры, предложения по улучшению. Примерные вопросы:

1. Куда вы обычно выбрасываете отходы (бумагу, стаканчики, остатки еды, офисные принадлежности)?
2. Знаете ли вы о раздельном сборе и переработке?
3. Что для вас самое неудобное в текущей системе сбора отходов в офисе?
4. Что могло бы вас мотивировать сортировать отходы в офисе?
5. Где вам было бы удобнее видеть контейнеры для раздельного сбора?
6. Какие типы отходов вы чаще всего производите в офисе? Для каких из них не хватает контейнеров?
7. Что могло бы привлечь ваше внимание к системе раздельного сбора?
8. Где удобнее получать информацию по теме и в каком формате?

На основе выводов аудита определяются цели, задачи и приоритеты внедрения системы. В этот момент будет плюсом сформулировать и метрики, чтобы потом оценивать прогресс.

Количественные показатели помогут настроить эффективную отчетность и наглядно продемонстрировать прогресс в сборе и сортировке отходов. Основные обязательные метрики, включают периодичность вывоза, перечень фракций и массу вывезенных вторичных ресурсов за определенный отчетный период (обычно месяц), а также список предприятий, которым была осуществлена поставка вторичных материалов на заготовку или утилизацию.

Кроме того, компания может контролировать ряд дополнительных показателей:

• индивидуальные достижения: количество собранных и отсортированных отходов каждым сотрудником отдельно;
• экономия затрат: анализ расходов на обращение с отходами;
• эффективность использования оборудования для раздельного сбора отходов;
• количество сотрудников, использующих инфраструктуру раздельного накопления отходов на постоянной основе.

Эти дополнительные метрики позволят руководству лучше понять внутренние процессы, оперативно среагировать на проблемы и повысить общую эффективность системы управления отходам.

2. Проектирование системы

При проектировании системы раздельного сбора важно вернуться к результатам исследования пользовательского опыта (UX). Это поможет учесть потребности сотрудников и сделать систему более эффективной, попадающей в боли аудитории.

Дизайн системы раздельного сбора. Учитываются корпоративный брендбук и интерьер офисного пространства. В рамках единой стилистики разрабатывается собственная айдентика системы раздельного сбора, которая будет ее идентифицировать и привлекать к ней внимание.

На этом шаге уместно подключить коллег. Привлечение сотрудников на начальных этапах формирования концепции, например, на этапе выбора дизайна контейнеров, поможет сделать внедрение раздельного сбора отходов естественным и приятным процессом. Это позволит сотрудникам проявить свои креативные качества, создаст чувство причастности и повысит уровень вовлеченности в процесс использования контейнеров.

Расположение. Контейнеры размещаются в местах с высокой проходимостью (у кофе-поинтов, лифтов, в зонах отдыха) и там, где накапливается основное количество того или иного вида отходов (например, рядом с принтером — для бумаги и картриджей).

Навигация. Важно проработать систему подсказок с понятными пиктограммами, цветами, надписями, чтобы легко ориентироваться в системе.

Подготовка просветительских материалов. Это могут быть инструкции в виде плакатов, брошюр, цифрового гайда и других форматов.

Разработка информационной кампании во внутренних каналах. Это не только анонс запуска, но и план продолженной коммуникации с регулярным упоминанием.

Перед производством покажите эскизы контейнеров, схемы размещения, брендирования, примеров маркировок и других материалов дизайн-системы сотрудникам из фокус-группы, чтобы получить обратную связь и по возможности учесть комментарии.

3. Пилотный запуск

Систему желательно тестировать на ограниченном участке (например, на одном этаже или в одной зоне). Это помогает выявить недочеты до полного внедрения.

Размещение контейнеров дополняется навигационными, просветительскими и информационными материалами. Проводится обучение сотрудников, в котором важно объяснить пользу раздельного сбора и показать, как работает система.

Необходимо привлечь лицензированного исполнителя, который возьмет на себя ответственность за вывоз и дальнейшее обращение с аккуратно собранными вторичными ресурсами. Важно получить ответы на вопросы об их дальнейшей судьбе: будут ли они подвергнуты сортировке, накоплению и куда отправятся дальше. Полностью прозрачная схема обеспечит коллективу высокий уровень доверия к внедряемой системе обращения с отходами.

Первые результаты оцениваются с помощью выбранных метрик и обратной связи от сотрудников об их пользовательском опыте.

Практический кейс

В 2025 году в компанию обратился фэшн-ритейлер Melon Fashion Group (управляет брендами одежды ZARINA, Befree, LOVE REPUBLIC, SELA и IDOL) с запросом развития проекта «Зеленый офис» в штаб-квартире компании в Санкт-Петербурге, где работает более 1 500 сотрудников.

Основным желанием Melon Fashion Group было расширение системы раздельного сбора отходов с 13 до 19 фракций за счет редких и трудно перерабатываемых фракций, которые не охватывают стандартные офисные программы. Главные критерии — удобство, понятность и мотивация для сотрудников.

К уже собираемым на переработку бумаге, картону, пластикам PET и PP, батарейкам и другим понятным и популярным фракциям добавились винные пробки, электромелочь, блистеры, электронные испарители, зубные щетки и изделия из твердого полистирола 6PS — самые запрашиваемые со стороны сотрудников фракции. Ubirator установил в офисе Melon Fashion Group прозрачные боксы, а каждая фракция получила отдельную цветовую маркировку. Такой подход на основе UX-дизайна помог упростить навигацию для сотрудников и снизить количество ошибок при сортировке. Перезапуск сопровождался информационной кампанией в каналах внутренних коммуникаций, в которую входила понятная памятка по сортировке вторресурсов.

Фото из архива компании Ubirator

По итогам четвертого квартала 2025 года на переработку и ответственную утилизацию было собрано более 2,3 тонн отходов, что сопоставимо с месячным оборотом малого перерабатывающего предприятия. Помимо количественных показателей, проект продемонстрировал рост вовлеченности сотрудников, а дополнительным плюсом для бизнеса стала прозрачная система аналитики с ежемесячной отчетностью.

Рекомендации начинающим

Практический опыт показывает, что внедрение системы раздельного сбора отходов в офисах вполне реализуемо, однако существует ряд ключевых аспектов, игнорирование которых может свести к нулю все усилия. К таким факторам относятся:

• детальная разработка проекта;
• скрупулезное внимание ко всем нюансам;
• регулярный мониторинг эффективности мероприятий;
• выбор надежного партнера;
• непрерывное обучение персонала вопросам экологии и правильного обращения с отходами.

Поэтому важно помнить: даже самые амбициозные экологические проекты и цели начинаются с малого шага. Только совместными усилиями, вниманием к каждому элементу и последовательностью действий мы сможем сделать нашу работу комфортной и экологически безопасной. Каждый сотрудник офиса способен внести вклад в будущее планеты, начав прямо сейчас.