Под цифровизацией в сфере охраны труда обычно подразумевают умные каски, инструменты распознавания опасности через искусственный интеллект, VR- технологии обучения. Однако у специалистов по охране труда есть другая сторона рабочего процесса — документооборот. Электронный документооборот и подписание с помощью ЭЦП (электронно-цифровой подписи) являются качественными инструментами упрощения работы с документами, процессами, которые способны повысить уровень культуры охраны труда на производстве, защитить права персонала и рационализировать работу СОТ.
Cодержание статьи
Обзоры, интервью, свежие новости и изменения в законодательстве — оперативно в нашем Telegram-канале. О самых важных событиях — в нашей группе ВКонтакте.
Преимущества цифровизации в охране труда
70-80% времени специалист по охране труда проводит за работой с документами. Сегодня рынок программных продуктов, способных автоматизировать рутинную работу, мало развит. Подготовка, заполнение и подписание документов — затяжной процесс, который можно и нужно перевести в электронную систему.
Выгоды внедрения автоматизации в процедуру документооборота:
- Сокращение материальных затрат
- Экономия времени
- Надежность электронных баз данных
- Руководитель компании будет погружен в работу системы охраны труда
- Невозможность подписывать документы задним числом
- Защита прав работника
- Прозрачная отчетность
Несомненно, расходы на бумагу могут показаться более дешевыми, нежели реализация мероприятий, необходимых для ЭДО (электронный документооборот). Но в реалиях 21 века весомая часть работников трудится удаленно, а также существуют производства, которые имеют несколько точек, разбросанных в пределах одного города или страны. Часто таким компаниям приходится высылать документы курьерской службой, и тогда расходы на доставку бумаг для подписания могут достигать 10-15 тысяч в год на одного сотрудника.
Специалист по охране труда избавит себя от необходимости бегать по кабинетам и цехам для сбора подписей, заполнения от руки журналов, протоколов и прочих форм. У него появится больше времени на работу, от которой напрямую зависит безопасность работников.
Данные, хранящиеся в электронном виде, невозможно потерять, испортить или выбросить по ошибке. Хранение документов на серверах надежнее физических носителей. То же самое касается защиты персональных данных, поскольку доступ к ним будет иметь определенный круг лиц.
Рассмотрим пример: директор раз в месяц интересуется у специалиста по охране труда, все ли в порядке, и всегда получает положительный ответ. Для экономии собственного времени и времени своего начальства специалист по ОТ самостоятельно подписывает все документы, иногда приносит их на подпись задним числом своему руководителю. Но происходит несчастный случай: работник получает травму. И в результате проверки Государственной инспекции труда выясняется, что специалист по охране труда совершил множество ошибок или нарушений, о которых директор не знал. При наличии ЭДО и электронных подписей работа по такому принципу невозможна, а значит руководитель предприятия будет в курсе всего, что происходит с охраной труда в компании. Он получит легкий, доступный инструмент контроля: возможность за пару минут увидеть актуальную картину состояния дел.
Второй момент — психологическое вовлечение. Когда руководитель ставит свою подпись, он задумывается над тем, что подписывает, а значит погружается в тонкости работы отдела охраны труда.
Еще один существенный недостаток нынешнего документооборота — подписание задним числом. Благодаря цифровизации подписание всех документов станет обязательной к исполнению процедурой с ограниченными сроками.
Электронный документооборот делает систему прозрачной. Классический пример: работник получает травму, и начинается расследование, в ходе которого выясняется, что человек везде расписался, хотя в действительности подписи за него поставил руководитель по охране труда. Назначение и проведение экспертиз (например, той же каллиграфической для определения, действительно это работник расписался в журнале инструктажа или кто-то это сделал за него) — сложный и длительный процесс. При использовании ЭДО работник откроет личный кабинет и покажет, что не подписывал необходимые документы, а инструктаж и вовсе отсутствовал. Словом, сможет доказать свою невиновность.
Вместо расфасовки справок, отчетов, договоров по многочисленным папкам и проверки вручную можно будет открыть электронный файл и посмотреть, какие документы требуют подписания. ЭДО сводит к минимуму шанс что-то забыть.
Государство и электронный документооборот
Внедрение ЭДО — процесс, за которым стоит будущее. Помимо ранее указанных преимуществ, важнейшим станет унификация и упрощение взаимодействия компаний и государства. Не будет необходимости ждать проверки и тратить время на сопровождение инспектора, пока он занимается просмотром бумаг, так как сделать это контролирующие органы смогут дистанционно через портал. Кроме того, видится перспектива осуществления обучений и инструктажей через систему единого государственного учета.
Цифровизация неизбежно будет внедрена в охрану труда, как и в иные сферы трудовых отношений, и чем раньше компании начнут этот переход, тем быстрее возрастет производительность и качество работы специалиста по охране труда.
Напишите, пожалуйста